Fördelar och nackdelar med dynamiska inköpssystem

Fler och fler upphandlande myndigheter och enheter i Sverige och Europa skapar dynamiska inköpssystem (DIS). Antalet DIS växte med över 30 procent i Europa under 2021. I denna analys går DIS-specialisten Ted Stalte igenom fördelar och nackdelar som finns med detta sätt att upphandla. Kan DIS vara lösningen på flera av dagens problem på den offentliga marknaden?

FÖRDELAR

Nedan finns en förteckning över de fördelar jag har lyckats identifiera med DIS.

Bättre verktyg för sund konkurrens och lokalt företagsklimat 

• Ökade möjligheter för små företag att delta i upphandlingar, jämfört med ramavtal.
• Leverantörer kan ansluta sig löpande under hela DIS:ets giltighetstid, ofta på ett enkelt sätt utan tidspress. Det innebär förenklingar även för lokala företag.
• Ett företag som diskvalificeras har möjlighet att göra en ny ansökan och släpps in när de uppfyller kraven.
• Företagen väljer själva när de vill lämna anbud.
• Upphandlande myndigheter och enheter kan löpande marknadsföra DIS och nå specialiserade företag, som annars inte hade velat vara med i en stor ramavtalsupphandling.

Dessa fördelar har betydande positiva effekter för många företag, och det blir tydligt inte minst när man tittar på hur det funkar med ramavtal idag. Flera av ramavtalens problem vi sett i praktiken och i domstolarna genom åren är fortfarande inte lösta (till exempel nollpriser på tjänster/produkter som sedan inte levereras, omfattande avtalslösa tillstånd på grund av överprövningar, ”gungor och karuseller” – där de utlovade tjänsterna/produkterna inte levereras, utan något annat, som är sämre och som därmed egentligen inte har konkurrensutsatts på ett rättvist sätt). Givetvis finns det många bra ramavtal också som upphandlas på ett genomtänkt sätt och där leveranserna fungerar som de ska.

Bättre affärer

• De specifika upphandlingarna från DIS utgår från ett konkret behov och kravställs därefter. Det ger rätt kvalitet och kraven blir rimliga då de skräddarsys utifrån varje enskild affär.
• Nya lösningar kan levereras snabbare till marknaden, då utvecklade tjänster- och produktinnovationer kan upphandlas via DIS.
• Snabbare leveranser vid behov, då kvalificering av leverantörer redan är gjord och anbudstiden kan vara så kort som 10 dagar.

Organisatoriska fördelar

• En systematiserad och hållbar process men ändå med anpassningsmöjligheter utifrån verksamhetens behov.
• Möjlighet att förändra snabbare efter utvärdering (innebär ökad anledning att arbeta med utvärderingar och korrigeringar efter uppföljningar).
• Minskad risk för avtalslösa tillstånd på grund av överprövningar (i praktiken har vi inte sett några överprövningar i Sverige av vare sig inrättande av DIS eller av specifika upphandlingar från DIS, mig veterligen).
• Lättare att skapa erfarenhetsutbyte och samverka med andra kring DIS, både i Sverige och inom EU.

Ovanstående fördelar bör innebära ett mer långsiktigt arbete och att kraft läggs på att systematisera och förenkla inköpsprocesser, vilket bör innebära att bättre digitala verktyg blir enklare att investera i då giltighetstiden innebär att investeringen kan fördelas på en längre period. Samtidigt lär utvärdering av resultat efter upphandlingar och korrigering av problem bli vanligare, till exempel avtalsvillkor eller kvalitetsparametrar som inte är ändamålsenliga. Vi kommer också att se minskade problem vid överprövningar på grund av fler, men mindre, specifika upphandlingar.

NACKDELAR

Nedan finns en förteckning över de nackdelar jag har identifierat med DIS.

• Muntlig kommunikation får inte användas vid upphandling enligt ett dynamiskt inköpssystem (se 12 kap. 5 § i både LOU och LUF).
• Det finns låg kunskap om DIS vilket kräver informationsinsatser och utbildning av både leverantörer och beställare.
• Det finns olösta frågor att hantera kring organisation, särskilt kring frågan om vem som ska göra vad kring inrättande av DIS, men framför allt vilka som ansvarar för de specifika upphandlingarna från DIS. En upphandlande myndighet eller enhet som skapar många DIS lär märka behovet av förändringsledning.
• De systemstöd som används är ännu inte fullt ut utvecklade för att stödja alla de nya arbetssätt som DIS öppnar upp och därmed de behov som uppkommer.
• Det finns juridiska oklarheter, bland annat kring yttre gränser för när DIS får tillämpas, hur ytterligare kategorier/områden får läggas till utan att ett DIS behöver stängas ner och annonseras igen, om takvolymsmålen (Coopservice m.fl) är tillämpliga på DIS, med mera.
• DIS binder upp resurser för löpande kvalificering av leverantörer. Om behovsägarna ute i verksamheterna dessutom idag sköter förnyade konkurrensutsättningar, men inte de specifika upphandlingarna från DIS, innebär det ytterligare behov av stöd från till exempel upphandlingsenheterna.

I praktiken har flera av ovanstående nackdelar hanterats och nått acceptans från de marknadsaktörer där DIS inrättats. Lagregeln som förbjuder muntlig kommunikation är enligt min bedömning ett resultat av att lagstiftaren inte lyckades förutse inom vilka områden som DIS faktiskt skulle lämpa sig. Det har visat sig att DIS passar utomordentligt inom många tjänstekategorier, där en muntlig kommunikation kan vara av godo för sund konkurrens och en god kvalitet.

Det här är ett utdrag ur JP Upphandlingsnets analys som är skriven av Ted Stalte, VD och grundare, Stalte Consulting AB. För att få tillgång till hela analysen kan du skaffa ett kostnadsfritt testkonto >

Publicerad 25 apr 2022

Ted Stalte

VD och grundare, Stalte Consulting AB