Jäv och intressekonflikter i upphandlingar – checklista
Vad bör upphandlande myndigheter tänka på i samband med en upphandling? Den här checklistan kan fungera som ett verktyg för att minska risken för jäv eller intressekonflikter.
- Att tänka på innan upphandlingen startar
- Planera upphandlingen
Gör en noggrann planering av upphandlingen och säkerställ att det finns tillräckliga resurser för att genomföra upphandlingen och att tidsplanen är realistisk. Bristande kompetens och tidsbrist kan leda till att myndigheten inte fångar upp och hanterar frågor om jäv och intressekonflikter på ett riktigt sätt. - Gör en noggrann behovsanalys
Myndigheten ska fastställa sitt behov så neutralt och objektivt som möjligt. Undvik, i den mån det är möjligt, referenser till en specifik leverantörs produkter. Säkerställ att eventuella kontakter med leverantörer, exempelvis för att föra dialog, inte strider mot upphandlingsprinciperna. - Använd jävsdeklarationer
De som ska delta upphandlingen bör åläggas att skriftligen uppge eventuella jävs- och intressekonflikter. Oavsett om personerna är anställda eller inte bör de fylla i en jävsdeklaration.
- Att tänka på när upphandlingen pågår
- Upphandlingsdokumenten
Upphandlingsdokumenten ska utformas så neutralt och transparent som möjligt. Utgå från proportionalitetsprincipen i kravställningen och använd inte mer specifika krav än nödvändigt. Kraven ska dock vara så tydliga att de inte ger utrymme för godtyckliga bedömningar. Använd digitala handläggningssystem eftersom det ökar transparensen i handläggningen av upphandlingen. Krav på att använda e-avrop ökar också transparensen under leveransen samt minskar risken för subjektiva val. - Dokumentera upphandlingen
Det är viktigt att dokumentera alla moment i handläggningen som har betydelse för resultatet av upphandlingen. Vid förhandling ska protokoll upprättas och det kan vara lämpligt att låta minst två personer delta i förhandlingen för myndighetens räkning. - Avidentifiera anbud
Om möjligt, avidentifiera anbud och eventuella anbudsprover innan utvärderingen. - Följ upphandlingsdokumenten
Säkerställ att kvalificeringen av leverantörerna och utvärderingen av anbuden stämmer överens med upphandlingsdokumenten. En leverantör som tilldelas ett kontrakt måste exempelvis uppfylla samtliga obligatoriska krav. - Kontakter med anbudsgivare
Undvik att ha kontakt med potentiella anbudsgivare under upphandling annat än genom det digitala handläggningssystemet (eller motsvarande system). Det gäller alla som har insyn i upphandlingen även om de inte deltar direkt i handläggningen. - Misstankar om onormalt låga anbud
Onormalt låga anbud kan tyda på att en leverantör har mer information om upphandlingen än övriga leverantörer. Be leverantören att förklara det låga priset innan beslut om tilldelning fattas.
- Att tänka på när kontraktet löper
- Informera om och diskutera jäv och intressekonflikter
Informera beställare och andra berörda om reglerna om jäv och intressekonflikter. För också en kontinuerlig dialog om hur dessa frågor ska hanteras. - Använd e-handelsstöd vid avrop
Använd e-avrop för att minska risken för subjektiva val och öka transparensen vid avrop. - Gör en noggrann kontraktsuppföljning
Följ upp krav och villkor i kontraktet och säkerställ att parterna följer kontraktet.
- Att tänka på när kontraktet är avslutat
- Gör en noggrann uppföljning av upphandlingen och leveransen
Följ upp och utvärdera upphandlingsprocessen och leveransen. Ta ställning till om upphandlingen gav förväntat resultat och om rätt krav ställdes i upphandlingen. Bedöm och analysera myndighetens köpmönster.
Det här är ett utdrag ur JP Upphandlingsnets analys som är skriven av Eva Lindahl Toftegaard, universitetsadjunkt vid Mittuniversitetet. För att få tillgång till hela analysen kan du skaffa ett kostnadsfritt testkonto >
Ny praxis och lagändringar kan ha tillkommit sedan analysen skrevs. De senaste uppdateringarna och hur dessa påverkat rättsområdet hittar du alltid i relevant informationstjänst.
Publicerad 24 okt 2022
Eva Lindahl Toftegaard
Universitetsadjunkt vid Mittuniversitetet
