Viktigt med rutiner för utlämnande av allmänna handlingar i semestertider och vid klämdagar
I semestertider och vid klämdagar kan en begäran om utlämnande av allmänna handlingar ställa till bekymmer för myndigheter med en reducerad personalstyrka. Trots detta ska det grundlagsfästa skyndsamhetskravet ändå följas. JO har flera gånger kritiserat myndigheter som i semestertider dröjt med att lämna ut handlingar. Läs mer om hur myndigheter ska vara tillgängliga i denna analys skriven av vår jurist Maria Bjurholm.
Ett grundlagsfäst skyndsamhetskrav
I 2 kap. 15 § tryckfrihetsförordningen, TF, stadgas att allmän handling, som får lämnas ut, efter begäran genast eller så snart det är möjligt ska tillhandahållas på stället utan avgift. I 2 kap. 16 § stadgas att begäran att få avskrift eller kopia av allmän handling ska behandlas skyndsamt.
Av JO-praxis framgår att besked i en utlämnandefråga normalt bör lämnas samma dag som begäran gjorts (se till exempel beslut med dnr 4209-2009 och 5308-11 och JO 2013/14 s. 585). Någon eller några dagars fördröjning kan ändå godtas om det är nödvändigt för att ta ställning till om utlämnande får ske. Ett visst ytterligare dröjsmål kan vara ofrånkomligt om framställningen avser eller fordrar genomgång av ett omfattande material. I sådana fall kan det många gånger vara lämpligt att successivt lämna besked om vad som kan lämnas ut. I ett beslut med dnr 4506-2012 (JO 2013/14 s. 601) kritiserades Regeringskansliet för att ha dröjt i tre dagar med att lämna ut en allmän handling som borde lämnats ut omgående.
E-postlådor ska vara tillgängliga under befattningshavare frånvaro
JO har i flera beslut, se till exempel JO 2002/03 s. 497, uttalat att användningen av e-post vid en myndighet naturligtvis måste ske med beaktande av de regler som gäller för hantering av allmänna handlingar. Detta innebär bland annat att om befattningshavare har egna e-postadresser hos en myndighet måste myndigheten ha rutiner som säkerställer att innehållet i befattningshavarens e-postbrevlåda är tillgängligt för myndigheten även under befattningshavarens frånvaro. Myndigheters rätt att ta del av vanliga postförsändelser som adresserats direkt till befattningshavare grundas normalt på fullmakt från befattningshavaren. Ett sådant system är lämpligt även beträffande e-post.
Några exempel från praxis
JO 2014-03-28, dnr 3881-2013. En man begärde den 30 maj 2013 att få ta del av en handling som fanns hos den tekniska nämnden i en kommun. Den 3 juni råkade nämnden skicka handlingarna till fel e-postadress. Mannen påminde om begäran, men fick då till svar att handläggarna hade hunnit gå på semester. Det dröjde ytterligare tre veckor innan handlingarna lämnades ut. Justitieombudsmannen (JO) konstaterar att dröjsmålet har berott på att nämnden inte haft några fungerande rutiner för hur frågor om utlämnande av handlingar ska skötas under semestertider. Nämnden kritiseras för detta.
JO 2010-02-18, dnr 5620-2008. En man begärde den 19 augusti hos Hälso- och sjukvårdens ansvarsnämnd (HSAN) att få ta del av kopior av ansvarsnämndens beslut under en viss tidsperiod. Den 29 september hade mannen fortfarande inte fått någon återkoppling. HSAN meddelade senare att dröjsmålet berott på att registratorn varit på semester. JO kritiserade myndigheten för dröjsmålet och framhöll bland annat att skyndsamhetskravet innebär att utlämnandeframställningar måste ges företräde framför annan administrativ verksamhet hos myndigheten.
JO 1986/87 s. 219. En tvåveckorsperiod under sommaren stängde vissa kommunala myndigheter i kommunen. JO granskade saken och framhöll att det med hänsyn till den grundlagsfästa rätten att ta del av allmänna handlingar inte kan godtas att en kommun under ett par sommarveckor stänger vissa verksamhetsgrenar utan att inrätta särskilda anordningar för att tillgodose offentlighetsprincipen. Genom att göra detta hindrar man allmänheten från att utöva sin grundlagsenliga rätt att ta del av allmänna handlingar. En sådan åtgärd medför också att framställningar om kopior av allmänna handlingar inte kan behandlas med erforderlig skyndsamhet och att förfrågningar från allmänheten om innehållet i allmänna handlingar inte kan besvaras.
Finns det ett lagstadgat minimikrav på öppethållande?
Av den tidigare förvaltningslagen (1986:223) framgick att en myndighet ska ha öppet under minst två timmar varje helgfri måndag–fredag. I förarbetena anges att stadgandet är ett minimikrav för hur länge myndigheter ska hålla öppet (prop. 1998/99:52 s. 8).
I den nu gällande förvaltningslagen (2017:900), FL, finns det inte något minikrav på öppethållande. Istället anges i 7 § att en myndighet ska vara tillgänglig för kontakter med enskilda och informera allmänheten om hur och när sådana kan tas. Myndigheten ska vidta de åtgärder i fråga om tillgänglighet som behövs för att den ska kunna uppfylla sina skyldigheter gentemot allmänheten enligt 2 kap. TF om rätten att ta del av allmänna handlingar.
7 § FL påminner om att allmänna handlingar även under så kallade klämdagar ska kunna registreras och på beställning lämnas ut i enlighet med den i grundlag reglerade rätten att ta del av allmänna handlingar. I linje med huvudregeln om att myndigheterna ska vara tillgängliga för allmänheten i så stor utsträckning som möjligt reglerar bestämmelsen inte någon viss bestämd tid för öppethållande (prop. 2016/17:180 s. 292).
Kan en myndighet stänga alla sina kontor utom registratorsfunktionen?
Som framgått ovan ska myndigheten vara tillgänglig för allmänheten i sådan stor utsträckning som möjligt. Frågan är om myndigheten kan stänga alla sina kontor utom registratorsfunktionen. Här finns det vissa uttalanden från JO som kan anses ha bärkraft, men värt att notera är att prövningen skett enligt dåvarande bestämmelser i 1986 års förvaltningslag:
JO konstaterade i JO 2004/05 s. 416 att det var förenligt med dåvarande förvaltningslagen att en myndighet under en klämdag hade alla sina kontor stängda, utom det kontor som hade registratorsfunktion. Detta trots att enskilda inte kunnat få insyn i egna ärenden som var under handläggning på de stängda kontoren eller kunde få annan tillgång till handlingar som förvarades där.
I JO 2006/07 s. 401 uttalade JO följande:
"Hur långt en myndighet kan begränsa sin tillgänglighet är en avvägningsfråga som myndigheten får avgöra med hänsyn främst till verksamhetens art, arbets- och resurssituationen och den grundlagsskyddade rätten att ta del av allmänna handlingar."
Slutsats
Slutsatsen av tryckfrihetsförordningens bestämmelser och JO:s praxis är att det är av största vikt att en begäran om utlämnande av allmänna handlingar behandlas med tillräcklig skyndsamhet även under semestertider. Tillgängligheten till de olika tjänstemännens e-postbrevlådor måste lösas med överenskommelser och genom att någon får tillgång till tjänstemännens inloggningskoder eller liknande. En myndighet måste ha sådana rutiner att det är möjligt att dagligen kontrollera inkommande e-post, så att handläggningen av en begäran om utlämnande inte fördröjs av semesterskäl.
Oavsett personalbrist vid klämdagar och i semestertider ska myndigheter ordna och anpassa sin verksamhet på ett sådant sätt som motsvarar lagens krav. En total stängning av myndigheten medför allvarliga konsekvenser för rätten till insyn i allmänna handlingar och detta är ett grundlagsbrott där JO-kritiken lär komma som ett brev på posten.
Av Maria Bjurholm, rådgivare och jurist på JP Infonet.
Ursprungligen publicerad i JP Förvaltningsnet.
Ny praxis och lagändringar kan ha tillkommit sedan texten skrevs. De senaste uppdateringarna och hur dessa påverkat rättsområdet hittar du alltid i relevant informationstjänst.
Publicerad 24 apr 2023
Rådgivare, jurist
