Beslut om att behandla personuppgifter i skolplattform ska motiveras
En kommun fattade ett beslut om behandling av personuppgifter i en skolplattform. Beslutsmotiveringen var bristfällig. Efter att detta påtalats fattade kommunen ett nytt beslut med förtydliganden. JO konstaterar att det fanns stora brister i det första beslutet, och att kommunen inte heller hade lagstöd för att ändra det.
Bakgrund
En elevs vårdnadshavare begärde att deras sons personuppgifter inte skulle behandlas i en digital lärplattform i sonens skola. Kommunen avslog begäran. Beslutet saknade diarienummer, hänvisning till tillämplig lagstiftning och information om hur det kunde överklagas. Vårdnadshavarna anmälde kommunen till Justitieombudsmannen (JO).
Kommunen förde fram att den hade fattat beslut i frågan vid två tillfällen, först ett förhastat beslut där stora delar av motiveringen saknades, två månader senare ett förtydligande beslut i samma ärende. I förtydligandet hade kommunen hänvisat till aktuella lagrum i skollagen och dataskyddsförordningen samt motiverat beslutet mer ingående.
Gällande rätt
Av 32 § förvaltningslagen (FL) framgår att ett beslut som kan antas påverka någons situation på ett inte obetydligt sätt ska innehålla en klargörande motivering, om det inte är uppenbart obehövligt. Motiveringen ska innehålla uppgifter om vilka föreskrifter som har tillämpats och vilka omständigheter som har varit avgörande för myndighetens ställningstagande. En motivering får helt eller delvis utelämnas bland annat om ett väsentligt allmänt eller enskilt intresse kräver att beslutet meddelas omedelbart. Om motivering har utelämnats ska myndigheten om möjligt ge en motivering i efterhand, om någon enskild begär det och det behövs för att han eller hon ska kunna ta tillvara sin rätt. Om parten får överklaga beslutet ska han eller hon även underrättas om hur det går till, enligt 33 § FL.
Enligt 36 § FL får ett beslut som innehåller en uppenbar felaktighet till följd av myndighetens eller någon annans skrivfel, räknefel eller något annat liknande förbiseende rättas av den myndighet som har meddelat beslutet. En myndighet får enligt 37 § FL ändra ett beslut som den har meddelat som första instans om den anser att beslutet är felaktigt på grund av att det har tillkommit nya omständigheter eller av någon annan anledning. Om ett beslut kan antas påverka någons situation på ett inte obetydligt sätt får det överklagas enligt 41 § FL.
Justitieombudsmannens bedömning
När vårdnadshavarna först kom in med sin begäran om att sonens personuppgifter inte skulle behandlas i skolans lärplattform beslutade kommunen att avslå begäran. Beslutet hade en bristfällig motivering och saknade hänvisning till lagrum. JO konstaterar att beslutet inte är ett sådant beslut där motivering helt eller delvis kan utelämnas.
Beslutet gjordes om två månader senare. I förtydligandet framkommer det som kommunen utelämnade i det första beslutet. Eftersom bristerna i det tidigare beslutet inte utgjordes av uppenbara felaktigheter har kommunen inte stöd för att använda 36 § FL om rättelse av beslut. Det har heller inte tillkommit några nya omständigheter, vilket innebär att 37 § FL inte heller är tillämplig. Vidare hade kommunen inte stöd för att motivera beslutet i efterhand enligt 32 § FL, då denna bestämmelse bara är tillämplig om motivering helt har utelämnats, inte när den bara är bristfällig.
JO kritiserar kommunen för bristande hantering av ärendet, och framhåller vikten av att redan från början hantera ärenden med omsorg och noggrannhet.
Av Maja Almgren, redaktör och jurist på JP Infonet.
Ursprungligen publicerad i JP ITnet.
Justitieombudsmannen 2023-01-12, dnr 3657-2021.
Ny praxis och lagändringar kan ha tillkommit sedan texten skrevs. De senaste uppdateringarna och hur dessa påverkat rättsområdet hittar du alltid i relevant informationstjänst.
Publicerad 28 feb 2023
Redaktör, jurist
