Tydligheten vid fördelning av arbetsmiljöuppgifter

Vilka krav ställs på hur fördelningen av arbetsmiljöuppgifter ska utformas och genomföras? Är ”åtgärda brister inom givna delegationsbestämmelser” en lämplig formulering vid fördelningen av arbetsmiljöuppgifter? Vår expert Per-Arne Spiik, arbetsmiljökonsult på Arbetsmiljöstrategerna AB, ger dig svaret.

Utgångpunkt

Enligt arbetsmiljölagen har arbetsgivaren ett huvudansvar för arbetsmiljön. Ansvaret konkretiseras i Arbetsmiljöverkets föreskrifter om systematiskt arbetsmiljöarbete, AFS 2001:1.

För att uppfylla sitt ansvar är det, på större arbetsplatser, nödvändigt att arbetsgivaren fördelar de uppgifter som arbetsmiljöarbetet innefattar. I 6 § AFS 2001:1 ges förutsättningarna för fördelningen. Enligt bestämmelsen ska arbetsgivaren se till att de som får arbetsmiljöuppgifter är tillräckligt många och har de befogenheter och resurser som behövs. Uppgiftsfördelningen ska även dokumenteras skriftligt om det finns minst tio arbetstagare i verksamheten.

I de allmänna råden till 6 § definieras befogenheter och resurser enligt följande:

• Befogenheter gäller rätt att fatta beslut och vidta åtgärder.
• Resurser är i första hand ekonomiska medel och tid för att utföra de tilldelade uppgifterna.

Vid fördelningen av arbetsmiljöuppgifter har den som fördelar uppgifterna ansvaret att säkerställa att mottagaren förstått vad uppgifterna innebär samt vilken befogenhet och vilka resurser man har till sitt förfogande för uppdraget.

Generell slutsats

Utifrån ovanstående är slutsatsen:

• Den skriftliga uppgiftsfördelningen skall vara utformad/utryckt så att mottagaren kan förstå vad uppgiften/erna innebär.
• Mottagaren har/får befogenhet och resurser för att kunna vidta de åtgärder som uppgiften/erna innebär.

Detta innebär i sin tur att mottagaren, när han eller hon blir tilldelad arbetsmiljöuppgifterna, behöver ta ställning till om han eller hon har förstått vad det innebär och om han eller hon har tillräckliga befogenheter och resurser för uppdraget. Om det finns osäkerhet kring detta ska man meddela att man inte kan ta emot uppdraget. Då är det upp till den som fördelar uppgifterna att skapa förutsättningar med eventuella förtydliganden vad gäller uppgifterna, befogenheterna eller resurserna. Den som fördelar uppgifterna kan också konstatera att den tänka fördelningen inte kan genomföras, det vill säga uppgifterna ska ligga kvar och utföras av den som har tillräckliga befogenheter och resurser.

Vikten av tydlighet i befogenhet och resurser, markeras i de allmänna råden till 6 § AFS 2001:1 enligt följande: ”Om befogenheter, kunskaper eller tid inte räcker för en tilldelad arbetsuppgift, är det viktigt att han eller hon (= mottagaren) vänder sig till sin chef och begär förändring. Det kan bli nödvändigt att arbetstagaren (= mottagaren) frånsäger sig uppgiften”. Detta benämns ofta som returnering av arbetsmiljöuppgifter och ska tydliggöras vid fördelningssituationen. Lämpligast är det görs med en bilagd blankett till fördelningsdokumentet, med rubriken ”Returnering av arbetsmiljöuppgifter”. Där kan den som returnerar skriva vilken/vilka arbetsmiljöuppgifter man anser att man inte kommer kunna utföra och signerar med sitt namn och datum. Att göra returneringen skriftligt är en säkerhet om det skulle uppstå diskussioner om varför en åtgärd inte vidtagits, eller i sämsta fall lett till en olycka/skadesituation. Då är det den fördelande som eventuellt kan ställas svars för händelsen eftersom man då har ”fått tillbaka uppgiften” och har uppdraget att tillsvidare hantera den uppkomna situationen.

Svaret på frågan

Med ovanstående resonemang blir svaret på den ställda frågan: Om den fördelande och mottagaren är överens om vad ”delegationsbestämmelserna” innehåller för befogenheter och resurser, och därmed även förutsättningarna för att åtgärda tänkbara arbetsmiljöbrister, är formuleringen okej. Är delegationsbestämmelserna däremot otydliga för mottagaren ska de förtydligas muntligt eller helst skriftligt, så att mottagaren kan avgöra om han eller hon har rätt förutsättningar för att ta emot uppdraget eller inte.

Av Per-Arne Spiik, arbetsmiljökonsult, Arbetsmiljöstrategerna AB.
Ursprungligen publicerad i JP Arbetsrättsnet.

Ny praxis och lagändringar kan ha tillkommit sedan texten skrevs. De senaste uppdateringarna och hur dessa påverkat rättsområdet hittar du alltid i relevant informationstjänst.

Publicerad 7 feb 2023

Per-Arne Spiik

Arbetsmiljökonsult, Arbetsmiljöstrategerna AB