En myndighet måste inte lämna ut handlingar digitalt
Det finns ingen skyldighet för myndigheter att lämna ut en begärd allmän handling digitalt. Inte heller finns det någon skyldighet att ersätta den enskilde för eventuella omkostnader vid ett utlämnande av handlingar i pappersformat. Kammarrätten avvisar därför delar av en omprövning av en begäran av allmän handling.
Bakgrund
Efter att en man hade fått ta del av kommunstyrelsens ordförandes epostlogg begärde han ut ett flertal e-postmeddelanden och fick ut en del av dem. Ett antal meddelanden kunde inte lämnas ut eftersom de enligt kommunen inte var allmänna handlingar, och ytterligare ett antal kunde enbart lämnas ut i pappersformat mot en avgift eftersom de först skulle behöva maskas för att undvika onödigt spridande av personuppgifter i digital form.
Mannen överklagade beslutet till kammarrätten och yrkade även att kommunen skulle ersätta de merkostnader som pappershanteringen förorsakat honom.
Kammarrättens bedömning
Av 2 kap. 15 § tryckfrihetsordningen (TF) framgår att den som begär ut en allmän handling som får lämnas ut ska få ta del av handlingen utan avgift på stället. Enligt 2 kap. 16 § TF har den som önskar ta del av en allmän handling även rätt att mot en fastställd avgift få en avskrift eller kopia av handlingen till den del handlingen får lämnas ut. En myndighet är dock, enligt samma bestämmelse, inte skyldig att i större utsträckning än vad som följer av lag lämna ut en upptagning för automatiserad behandling i annan form än utskrift.
I 2 kap. 4 § TF definieras vad som är en allmän handling, när en handling anses ha kommit in till myndigheten (2 kap. 9 § TF), när en handling anses ha upprättats (2 kap. 10 § TF) och vad som är att betrakta som en minnesanteckning eller utkast (2 kap. 12 § TF).
Det finns ingen skyldighet för myndigheter att lämna ut handlingar digitalt och det finns stöd i lag för att ta ut en avgift för att lämna ut handlingar i pappersformat. Att mannen inte fått ta del av vissa handlingar digitalt innebär enligt kammarrätten därför inte att han har fråntagits sin rätt att ta del av en allmän handling. Beslutet har alltså inte gått honom emot och är därmed inte överklagbart. Kammarrätten avvisar denna del av överklagandet och även yrkandet om ersättning.
Vad gäller de handlingar som inte har lämnats ut då de inte bedömts vara allmänna handlingar så rör det sig om e-postmeddelanden som skickats mellan kommunstyrelsens ordförande och olika tjänstemän i kommunens organisation, men även mellan ordföranden och vissa politiker i kommunen. Kommunstyrelsen och övriga nämnder i en kommun betraktas i de flesta fall som separata myndigheter i TF:s mening (RÅ 1993 not. 118 och RÅ 1994 ref. 97). Handlingar som skickas mellan kommunala nämnder är därför som huvudregel expedierade hos respektive inkomna till de olika nämnderna, och därmed även allmänna handlingar hos båda.
I det aktuella beslutet har kommunstyrelsen inte preciserat på vilket sätt de olika handlingarna inte kan lämnas ut, och inte heller uppgett om avsändarna och mottagarna är knutna till kommunstyrelsen på så sätt att de kan anses uppträda självständigt i förhållande till denna. Målet visas åter till kommunen för ny prövning.
Av Maja Almgren, redaktör och jurist på JP Infonet.
Ursprungligen publicerad i JP Förvaltningsnet.
Ny praxis och lagändringar kan ha tillkommit sedan texten skrevs. De senaste uppdateringarna och hur dessa påverkat rättsområdet hittar du alltid i relevant informationstjänst.
Publicerad 12 sep 2023
Redaktör, jurist
