Hur kan AI hjälpa till att optimera upphandlingsprocessen?

Under Upphandlingsrättsdagen den 7 november kommer Pelle Asplund, Co-founder, Marketing Manager och Digital Strategist på Buteo Services, att dela med sig av konkreta exempel på hur AI kan hjälpa din organisation att optimera upphandlingsprocessen. Vi har haft nöjet att intervjua honom inför konferensen.

Hej Pelle! Vilka är de största fördelarna med att börja använda AI i sin organisation?

Effektivisering och möjligheten att ägna tid åt mer värdeskapande uppgifter är tydliga fördelar. En större fördel är dock att AI ger medarbetare verktyg för att ta ansvar för sitt arbete, anpassa kommunikationen efter mottagaren och säkerställa transparens samt spårbarhet. Med AI får varje medarbetare tillgång till en digital assistent som kan hjälpa till med allt från att skriva rapporter till att optimera processer, och detta till en bråkdel av kostnaden jämfört med traditionella metoder.

Hur bör man tänka inför ett AI-projekt och vilka processer är enklast att börja med?

En bra start är att använda AI för att uppdatera till exempel policys, vilket kan leda till en smidigare övergång till kvalitetssäkring av upphandlingsunderlag. Det är fördelaktigt att låta AI stödja processerna snarare än att ta fullt ägandeskap från start, vilket skapar trygghet när tekniken introduceras.

Vilka vanliga utmaningar stöter upphandlande myndigheter på när de inför AI i sina upphandlingsprocesser, och hur kan dessa hanteras?

En stor utmaning är informationssäkerhet, inklusive att uppfylla GDPR och ISO 27001. Det är också vanligt att myndigheter tar sig an för stora projekt från start. Lösningen är att dela upp processen i mindre steg och gradvis öka automatiseringen och effektiviseringen.

Vilka råd skulle du ge till både offentliga inköpare och leverantörer som är intresserade av att använda AI-teknik?

Börja nu och engagera de medarbetare som är intresserade. Det är viktigt att minska oro och rädsla kring ny teknik. Testa, utvärdera och utveckla era processer steg för steg för att verkligen se effektiviseringsmöjligheterna.

Anmäl dig till Upphandlingsrättsdagen här >

Publicerad 25 okt 2024