Är dokumentation vid en pågående kränkningsutredning allmän handling?
Är den dokumentation som blir till under tiden som skolpersonal i en offentligt driven skola utreder kränkande behandling allmän handling? JP Infonets skoljurist Maria Bjurholm ger svar och går igenom hur rättsläget ser ut.
Vad är en allmän handling?
Först behöver vi ha koll på vad som är en allmän handling.
Detta framgår av 2 kap. 4 § tryckfrihetsförordningen (TF). Där står att en allmän handling är en handling som förvaras hos en myndighet och har upprättats där eller kommit in dit. Vi kikar nu på hur omständigheterna i frågan passar in på dessa fetmarkerade rekvisit.
En offentligt driven skola räknas som en myndighet. När samtal mellan elever dokumenteras skapas en handling. Det spelar ingen roll om handlingen finns i form av ett papper, ett digitalt dokument eller som en inspelad ljudfil. Om handlingen finns hos personal på skolan är den förvarad hos myndigheten. Handlingen har inte kommit in dit utan frågan är istället om den har upprättats där.
När anses handlingen vara upprättad i det här fallet?
Regler om när en handling är upprättad finns i 2 kap. 10 § TF. Där framgår först att en handling anses ha upprättats hos en myndighet när den har expedierats. En handling har expedierats när den till exempel har skickats iväg till en part. I det här fallet har handlingen förmodligen inte expedierats så vi läser vidare i bestämmelsen, där det står:
En handling som inte har expedierats anses upprättad när det ärende som den hänför sig till har slutbehandlats hos myndigheten eller, om handlingen inte hänför sig till ett visst ärende, när den har justerats av myndigheten eller färdigställts på annat sätt.
Det här betyder att dokumentationen i kränkningsärendet blir allmänna handlingar först när själva ärendet har slutbehandlats, till exempel mynnat ut i ett beslut av något slag eller att ett slutligt uttalande i sakfrågan har gjorts på ett sätt som gör att ärendet är färdigt. I det här fallet pågår kränkningsutredningen fortfarande. Detta gör att slutsatsen blir att dokumentationen som blir till under själva kränkningsutredningen inte är allmänna handlingar. Det blir det först när ärendet är färdigbehandlat.
Vid en begäran om att få ut dokumentationen när ärendet färdigbehandlat får ni ta ställning till dels om det finns uppgifter i handlingen som omfattas av sekretess (se till exempel 23 kap. offentlighets- och sekretesslagen (OSL)) och dels om det finns några sekretessbrytande bestämmelser som gör att ni ändå kan lämna ut en handling, trots att det finns uppgifter i den som omfattas av sekretess (se till exempel 10 kap. OSL).
Glöm inte partsinsynen!
Tänk på att en part i ett ärende har rätt att ta del av handlingar eller annat material i ärendet även under tiden som ni håller på med utredningen. Detta kallas för partsinsyn och regleras i 10 § förvaltningslagen. Partsinsynen är mer omfattande än rätten att ta del av en allmän handling eftersom den ger en part rätt att ta del av handlingar innan de blir allmänna. En part är inte bara de inblandade eleverna utan det kan också vara elevernas vårdnadshavare (se till exempel kammarrättsdomen i mål nr 746-14).
Endast om det av hänsyn till allmänt eller enskilt intresse är av synnerlig vikt att sekretessbelagd uppgift i materialet inte röjs får en part nekas att ta del av uppgifter, se 10 kap. 3 § OSL. Undantaget ska tillämpas restriktivt eftersom det står ”synnerlig vikt”. Huvudregeln är alltså att partsinsyn gäller under tiden ni utreder ärendet.
Publicerad 7 mar 2022
Rådgivare, jurist
JP Infonet vill upplysa om att svaret som ges är övergripande och inte en rekommendation till beslut i något enskilt fall.
