Ett uppdrag hos miljö- och byggnadsförvaltningen

Skinnskattebergs kommun hörde av sig till JP Infonet och ville ha hjälp med en kartläggning av de behov, resurser och arbetssätt som fanns på miljö- och byggnadsförvaltningen.

Uppdraget gick ut på att undersöka de befintliga personalresurserna på förvaltningen. Förhoppningen var att få en överblick av den tillgängliga kompetensen och att få reda på om resurserna är tillräckliga och svarar mot de uppdrag och beställningar som förvaltningen får.

Kommunen ville alltså ha svar på frågorna: Vilka resurser behövs för att förvaltningen ska klara sitt uppdrag och vilken profil ska kommunen söka efter i rekryteringen av en ny sektorchef?

Rådgivningsuppdraget gick till Katrin Strömberg som är jurist med inriktning på miljörätt samt plan- och byggrätt och arbetar. Katrin berättar om när uppdraget först kom in.

– Jag tyckte att det lät som ett väldigt intressant och roligt uppdrag, säger Katrin. Det handlade ju inte om en renodlad juridisk utredning men det kändes ändå bra att jag kunde förstå vilka frågeställningar som förvaltningen kan ställas inför.

Uppdraget började med en kartläggning av förvaltningen och nämnden, hur personalstyrkan och resursfördelningen ser ut i dagsläget. Med utgångspunkt i detta fortsatte Katrin med en ingående analys av verksamheten på plats hos kommunen i Skinnskatteberg.

 – För att få en detaljerad bild av kommunen och hur de arbetar i dagsläget studerade jag aktuella styrdokument. Till exempel reglemente för miljö- och byggnadsnämnden, delegationsordningen, tillsynsplanen och rutiner, berättar Katrin. För att ytterligare nyansera bilden av verksamheten intervjuade jag medlemmar i ledningsgruppen och andra nyckelpersoner på förvaltningen; inspektörer, handläggare samt även nämndordförande och nämndledamöter. 

Katrin granskade också kommunens arbete och resurser utifrån ett kvantitativt perspektiv genom exempelvis statistik för ärendehantering och tidsplanering. Vad ligger då till grund för en bra analys?

– För att kunna göra en bra kartläggning är det viktigt att få en tydlig förståelse för vad det är som min uppdragsgivare vill få svar på, berättar Katrin och fortsätter: Frågeställningen är viktig att klargöra. För att se hur verksamhetens mål ser ut brukar jag därefter titta på olika styrdokument som till exempel reglementen, och på verksamhetens hemsida. Jag undersöker även vilka lagar och regler som verksamheten har att förhålla sig till. Det är bra om jag får möjlighet att träffa medarbetarna inom den verksamhet som jag ska kartlägga, för att kunna ställa frågor och få en tydligare bild av vad varje person arbetar med. I det här kartläggningsuppdraget visade min analys bland annat att i en mindre kommun kan det vara så att en medarbetare ensam arbetar med ett helt rättsområde, exempelvis alla förekommande ärenden inom plan- och bygglagstiftningen, säger Katrin.

Den detaljerade kartläggningen av Skinnskattebergs verksamhet ligger sedan till grund för Katrins analys och åtgärder.

– Baserat på detta har jag bland annat tagit fram ett dokument som visar hela kartläggningsuppdraget från början till slut, berättar Katrin. Jag beskriver frågeställning, metod, bakgrund och min analys med motivering för att sedan avsluta med förslag på vidare åtgärder.

Resultatet av rådgivningsuppdraget mynnar ut i konkreta svar på de uppdragsfrågor som kommunen initialt ställde och ger förslag till fortsatt arbete. Exempelvis görs bedömningen att mer tid och resurser bör läggas på tillsynsarbete och att förvaltningen ska rekrytera en sektorchef med miljörättslig bakgrund. Katrin framhåller också de utmaningar som kommunen står inför.

– I min analys av miljö- och byggnadsförvaltningen i Skinnskattebergs kommun så upptäckte jag vilka styrkor som finns inom förvaltningen, säger Katrin. Men jag fick också reda på att en mindre kommun med begränsade resurser kan stå inför svårigheter när det gäller att kunna täcka de uppdrag som förvaltningen har.

Marie Tollefsen Markström, kommunchef på Skinnskattebergs kommun, sammanfattar rådgivningsuppdraget:

– Katrins utredning utgör ett utmärkt avstamp för den strategiska och operativa planering kommunen nu genomför inom Miljö- och byggförvaltningen. Att ha utredningen som verktyg skapar förutsättning för en gemensam lägesbild, säger Marie.

JP Infonet erbjuder juridisk rådgivning inom miljörätt och plan- och byggrätt

Vi hjälper gärna till med stort som smått. Vår rådgivning inom samhällsbyggnad omfattar alltifrån enklare frågeservice online, via e-post eller telefon till mer omfattande konsultuppdrag som vi utför hos oss eller på plats hos dig. Vi skräddarsyr alltid lösningen så att den passar dina behov.

Läs mer om vår rådgivning på samhällsbyggnadsområdet här

Publicerad 5 maj 2019