Förbereda för upphandlingen

När en upphandlande myndighet förbereder för en upphandling kan den välja att göra det i olika stor utsträckning och genom olika insatser. Det är möjligt att endast föra en intern dialog om behovet eller att externt diskutera det tillsammans med potentiella leverantörer. För att uppnå bästa möjliga resultat vid en offentlig upphandling är förberedelserna, oavsett vilka dessa är, inför upphandlingen viktiga.

Identifiera behovet

Som upphandlande myndighet måste man först identifiera behovet i verksamheten. Vid behovsanalysen bör hela myndighetens behov identifieras i syfte att undvika att olika delar av myndigheten tillämpar olika avtal. En sådan ordning effektiviserar myndighetens inköpsarbete och är kostnadsbesparande.

Extern dialog

Det är möjligt att inom ramen för förberedelsen föra en dialog med potentiella leverantörer för att få en ökad kännedom om marknaden. Dialogen kan ske på flera olika sätt men oavsett hur dialogen förs är det viktigt att syftet med dialogen kommuniceras på ett tydligt sätt. Om den upphandlande myndigheten tydligt definierar syftet ökar möjligheterna att få ett stort deltagande och engagemang från leverantörerna.

Resurser

Efter att behovet har identifierats och den upphandlande myndigheten har genomfört en noggrann behovsanalys är det möjligt att bedöma vilken arbetsinsats som kommer krävas för att behovet ska kunna tillgodoses. Den upphandlande myndigheten bör överväga om tillräckliga resurser finns internt eller om det finns ett behov av extern upphandlingskompetens.

Upprätta en tidsplan

Tidpunkten för när det identifierade behovet senast behöver tillgodoses kan vara avgörande för hur behovet ska hanteras. Om behovet ska upphandlas kan tiden inom vilken behovet behöver tillgodoses vara väsentlig för vilket upphandlingsförfarande som är lämpligt att använda. Inom ramen för tidsplanen bör den upphandlande myndigheten beakta såväl interna faktorer så som resurser, som externa faktorer som kan fördröja upphandlingen, till exempel risken för överprövning av upphandlingen.

Bestäm hur behovet ska hanteras

Baserat på vad som framkommit vid identifieringen av behovet ska den upphandlande myndigheten bestämma hur behovet ska hanteras. Den upphandlande myndigheten bör först kontrollera om det finns ett ramavtal som täcker behovet, om så är fallet behöver ingen ny upphandling genomföras. Verksamheten kan då avropa direkt från det gällande ramavtalet.

Beräkna värdet av upphandlingen

Det är viktigt att den upphandlande myndigheten beräknar värdet av upphandlingen tidigt i förberedelsefasen eftersom värdet avgör vilka upphandlingsregler som tillämpas och vilka förfaranden den upphandlande myndigheten kan välja mellan.

Välj upphandlingsförfarande

Den upphandlande myndigheten bör välja upphandlingsförfarande baserat på vad som framkommit vid identifieringen av behovet. Om myndigheten har gjort en grundlig undersökning av behovet kan den dra stora fördelar av detta vid valet av upphandlingsförfarande.

Viktigt att tänka på som leverantör

Om man som leverantör får möjlighet att medverka vid förberedelsen bör man betrakta det som någonting positivt och, om möjligt, medverka. Genom att vara aktiv och medverka vid dialogen har leverantören möjlighet att påverka den kommande upphandlingens utformning.

Det här är ett utdrag ur den första delen i JP Upphandlingsnets analysserie om den offentliga upphandlingens olika steg. Vill du ta del av hela analysserien, som är skriven av Anna Ulfsdotter Forssell och Elin Nilsson? Läs då mer om JP Upphandlingsnet och skaffa ett kostnadsfritt testkonto här >  

Publicerad 8 maj 2020