Grunderna i handläggning inom äldreomsorgen – en praktisk guide

Vad behöver du tänka på när du utreder en ansökan inom socialtjänsten som rör äldreomsorgen? Här går vi igenom grunderna och de viktigaste hållpunkterna för en bra handläggning.

Socialtjänstlagen (SoL) är den lag som styr arbetet med handläggning av ärenden inom äldreomsorgen. SoL är en ramlag som ger varje kommun möjligheter att utforma sin verksamhet efter skiftande behov.

Lagens första paragraf, portalparagrafen, anger de övergripande mål och värderingar som styr verksamheten. Där framgår att samhällets socialtjänst ska på demokratins och solidaritetens grund främja människornas

• ekonomiska och sociala trygghet
• jämlikhet i levnadsvillkor
• aktiva deltagande i samhällslivet

Den enskildes eget ansvar betonas också i bestämmelsen. Socialtjänstens verksamhet ska utgå från den enskildes perspektiv och bygga på självbestämmande och integritet, inte på tvång och kontroll.

Är det en ansökan eller en anmälan?

Som ett första steg i handläggningen bör du fundera på om du har att göra med en ansökan eller en anmälan. För att det ska vara fråga om en ansökan ska den vara författad av

• personen som söker insatser
• en god man eller förvaltare för den äldre
• någon med en framtidsfullmakt

En anmälan däremot görs av någon annan än personen som söker insatser eller dennes lagliga företrädare, exempelvis en anhörig. Om en anmälan kommer in ska du som handläggare undersöka om den som anmälan berör själv vill ha insatsen. I socialtjänstlagen (SoL) betonas vikten av självbestämmande och individens integritet. Insatser kan endast beviljas om den enskilde vill ha insatser. Om den enskilde önskar insatser finns det en ansökan att behandla. 

Utredningen ska spegla ansökan

När du startar en utredning är det viktigt att komma ihåg att utredningen ska spegla ansökan. Utredningen ska visa att den sökande är i behov av insatsen för att uppnå en skälig levnadsnivå, vilket är ett krav enligt SoL. Det är också viktigt att notera att även om kommunen inte tillhandahåller det som den ansökta insatsen avser, får kommunen inte låta bli att utreda ärendet. 

Utredningen bör vara precis och koncis. Att utreda sådant som inte är relevant för vad ansökan egentligen handlar om talar emot socialtjänstlagen.

Av 11 kap. 2 § 2 st. framgår: ”Utredningen ska bedrivas så att inte någon onödigt utsätts för skada eller olägenhet. Utredningen ska inte göras mer omfattande än vad som är motiverat av omständigheterna i ärendet. Lag (2001:453).” 

Det är viktigt att vissa delar i utredningen styrks. Om det exempelvis inte framstår som självklart varför den enskilde behöver det stöd som han eller hon ansökt om ska utredaren begära att det styrks, till exempel med ett intyg från en läkare eller fysioterapeut. Socialnämnden ska utreda och inhämta de uppgifter som behövs för att fatta ett beslut. Det här återges i socialtjänstlagen men även i den förvaltningsrättsliga officialprincipen som säger att det är en myndighet som har ansvaret att utreda ett ärende. Dessutom framgår det av förvaltningslagens bestämmelser om myndigheternas serviceskyldighet. 

Kompletteringar

Om du behöver intyg på det som den sökande lägger fram som skäl för att få biståndet kan han eller hon ibland behöva komplettera utredningen med intyg från exempelvis läkare eller psykolog. Vad som behövs för att ha ett bra underlag till att fatta ett beslut avgörs från fall till fall.

Kompletteringar som kommer in blir en del av utredningen som startas i och med ansökan. Som handläggare kan du inte avvakta med att starta en utredning för att du väntar på kompletteringar. Om det är otydligt vad den sökande vill är det upp till dig som handläggare att klargöra ärendet. När du har klart för dig vad ansökan handlar om ska du starta en utredning.

Hur lång tid får handläggningen ta?

Enligt SoL finns det inga formkrav på en ansökan. Den måste till exempel inte vara skriftlig. Men när den enskilde har uppgett att han eller hon vill ha insatsen räknas en ansökan som inkommen och ska därmed behandlas skyndsamt. Både av socialtjänstlagen och förvaltningslagen framgår att handläggningen av en ansökan ska ske ”så enkelt, snabbt och kostnadseffektivt som möjligt utan att rättssäkerheten eftersätts”. Det är ärendets art som ska avgöra handläggningstiden och det viktiga är att göra en snabb bedömning av om något behöver åtgärdas omgående eller om ärendet kan vänta.

Definitionen av begreppet skyndsamt varierar och regleras på olika ställen i de olika lagarna. Enligt SoL ska socialnämnden inleda en utredning utan dröjsmål, men exakta tidsramar för vad som anses vara utan dröjsmål finns inte, med undantag för barnutredningar. 

I den nya förvaltningslagen som började gälla den 1 juli 2018 finns bestämmelser om långsam handläggning. Bestämmelserna innebär att du som handläggare ska meddela den sökande om ett avgörande i hans eller hennes ärende kommer att bli väsentligt försenat. Det innebär också att enskilda har rätt att vid ett tillfälle begära att myndigheten ska avgöra ärendet om det inte skett inom sex månader. 

Utredningsansvar

Utredningsansvaret finns inskrivet i förvaltningslagen och innebär att myndigheten ska leda utredningen och se till att få del av nödvändigt material. Myndigheternas utredningsansvar ser olika ut beroende på vilken typ av ärende det gäller. Utredningsplikten sträcker sig längre om det är myndigheten som tar initiativet till exempelvis ett ingripande moten enskild, än om det är den enskilde som tar initiativet.

Skälighetsprincipen

I SoL regleras det bistånd som utgör grunden till de insatser som socialnämnden kan bevilja. Som handläggare ska du utreda SoL:s krav på skälighet för den ansökta insatsen, det vill säga om insatsen är berättigad. Ekonomiskt bistånd ska beräknas enligt gällande norm i enlighet med vad regeringen föreskriver, den så kallade riksnormen. Det kan dock finnas skäl för att bevilja kostnader av både högre och lägre nivå. Vad som anses vara en skälig levnadsnivå prövas i domstol om den enskilde har fått avslag och väljer att överklaga till domstol. En kommun har möjligheten att ge sina invånare mer än endast nivån av skälighet. Exempelvis finns det i vissa kommuner ett bidrag för anhöriga att söka om de ger stöd till någon som behöver viss hjälp i vardagen. Bidraget kallas vanligen för hemvårdsbidrag, anhörigbidrag eller omvårdnadsbidrag.

I många kommuner finns det, utöver det stöd som SoL ger, riktlinjer som anger vad den enskilde kan förvänta sig vid beviljande av bidrag och insatser. Dock är det viktigt att komma ihåg att nämnden har en skyldighet att utreda och fatta ett beslut även om ansökan som inkommit inte finns med i kommunens riktlinjer.

Av 4 kap. 1 § 4 st. framgår: ”Den enskilde ska genom biståndet tillförsäkras en skälig levnadsnivå. Biståndet ska utformas så att det stärker hans eller hennes möjligheter att leva ett självständigt liv. Lag (2016:654).”

Kommunicering

Innan ett ärende avgörs ska den enskilde få möjlighet att yttra sig och även komplettera det underlag som ligger till grund för beslutet. Det här steget är extra viktigt om du lutar åt att avslå ärendet eller om underlaget innefattar information som den enskilde inte tagit del av tidigare. Du behöver inte göra en kommunicering om insatserna kommer att beviljas helt eller om det gäller skyndsamma insatser. Myndigheten avgör själv om kommuniceringen ska ske skriftligt eller muntligt. Det är viktigt att det blir tydligt för den enskilde hur lång tid han eller hon har på sig för att återkomma med synpunkter på underlaget. Tänk på att dokumentera detta så att det tydligt framgår att den enskilde har getts möjlighet att återkomma med synpunkter. 

Det är underlaget till beslutet som ska kommuniceras. Motiveringen eller förslag till beslutet behöver alltså inte ingå i kommuniceringen.

Dags att fatta beslut

När utredningen är färdig ska ett beslut tas. Beslutet ska spegla ansökan och beslutsgrunden med lagstöd ska framgå tydligt. Vanligtvis är det i 4 kap. 1 § socialtjänstlagen som du hittar det lagstöd som behövs. Här finns nämligen den lagtext som är vanligast vid beviljande av bistånd i form av exempelvis hemtjänst. Det är viktigt att tänka på att skriva begripligt i den text som den sökande ska ta del av så att han eller hon känner sig inkluderad och lätt kan förstå det beslut som du tagit.

Motivering till beslut

Av förvaltningslagen framgår att ett beslut som kan antas påverka någons situation som huvudregel ska motiveras. Det går att utelämna motiveringen i vissa fall, men man ska använda den möjligheten restriktivt och inte automatiskt bara för att det är ett lätt alternativ.  Motiveringen ska innehålla hänvisning till de omständigheter som framkommit i utredningen av ärendet. Motiveringar som har varit för allmänt skrivna har kritiserats av JO. Det är därför viktigt att motiveringen är skriven utifrån omständigheterna i den aktuella utredningen.

Omprövning och överklagande

Om ett beslut överklagas ska socialtjänsten göra en omprövning så snabbt som möjligt. Det innebär att om det inkommer nya uppgifter som visar på att den enskilde ska få sin ansökan beviljad ska socialnämnden snabbt ändra beslutet. Enligt förvaltningslagen ska beslutet vara till den enskildes fördel och socialnämnden får alltså inte minska insatsen ytterligare. Även om socialnämnden ändrar beslutet precis som den enskilde vill ska socialnämnden ändå lämna det nya beslutet till överinsatsen.

Vid ett överklagande ska myndigheten göra en rättidsprövning. Rättidsprövningen innebär en kontroll av att överklagan har lämnats in senast tre veckor efter att den enskilde tagit del av beslutet. Som handläggare ska du försäkra dig om att den enskilde fått ta del av beslutet tillsammans med en besvärshänvisning (information om hur en överklagan går till). Det är viktigt att det dokumenterats att den enskilde tagit del av beslutet, för det är först då som tiden för överklagan börjar räknas.

Den enskilde kan få sin begäran om insats prövad i domstol. Ett överklagande ska vara skriftligt och underskrivet av den person som beslutet berör. Den anhörige har ingen klagorätt på till exempel ett avslagsbeslut på en ansökan om ett vård- och omsorgsboende men kan naturligtvis hjälpa till att författa en sådan skrivelse.

De olika stegen i biståndsbedömning – checklista

Här kan du checka av de olika stegen i en biståndsbedömning. Detta är en förkortad och förenklad version av en av våra checklistor som finns i vår informationstjänst JP Socialnet.

Steg 1: Vad ska du pröva?

När du konstaterat att du fått in en ansökan ska du börja med att avgöra vad det är du ska utreda. Formuleringen i ansökan avgör din prövningsram. Exempelvis kan det vara fråga om att pröva rätten till särskilt boende, men det kan också röra önskemål om specifik kontaktperson.

Steg 2: Har den enskilde ett behov av det som ansökan gäller för att uppnå skälig levnadsnivå?

Som steg 2 i handläggningen ska du utreda om den sökande behöver det som han eller hon har ansökt om för att uppnå en skälig levnadsnivå. Om du bedömer att det finns ett behov ska du gå vidare till steg 3. Om inte så ska ansökan avslås, se steg 6.

Steg 3: Kan den enskilde tillgodose behovet själv?

I detta steg ska du som handläggare utreda om den sökande kan tillgodose sina behov själv. När den sökta insatsen handlar om en insats som en avgift får tas ut för, får du inte ta hänsyn till den sökandes ekonomi. Kan den sökande tillgodose behovet själv ska ansökan avslås och du kan gå vidare till steg 6. Om inte så ska nästa steg i handläggningen ta vid.

Steg 4: Kan behovet tillgodoses på annat sätt?

Som steg 4 ska du ställa frågan om behovet som efterfrågas kan tillgodoses på annat sätt. Du kan också ställa frågan om behovet kan tillgodoses genom insatser som faller inom ramen för andra myndigheters ansvarsområde. Det är däremot aldrig okej att avslå en ansökan för att den sökande har råd att köpa en tjänst själv, att hänvisa till frivilliga organisationer eller att villkora ett beslut med drogtest eller undersökning av psykolog eller läkare.

Steg 5: Hur ska biståndet utformas?

Det är viktigt att vara lyhörd inför den enskildes önskemål om utformningen av insatsen. Vid två likvärdiga alternativ där det ena kostar mindre än det andra får du frångå den sökandes önskemål och besluta om det alternativ som är mer ekonomiskt fördelaktigt för kommunen. Glöm inte heller att ta ställning till om beslutet ska tidsbegränsas eller gälla tillsvidare.

Steg 6: Fatta ett välmotiverat beslut

Det är ett krav enligt förvaltningslagen att motivera avslagsbeslut väl. Det är inte ett måste gällande bifall, men det rekommenderas ändå att göra det. 

Steg 7: Formulera din beslutsmening omsorgsfullt

Det är beslutsmeningen som ska verkställas. Den får inte vara tvetydig så formulera den noggrant.

Juridisk rådgivning

Låt oss hjälpa er att reda ut frågetecknen!

Kundanpassade utbildningar

Är ni flera som har behov av kompetensutveckling? Vi skräddarsyr kurser helt efter era önskemål både med våra egna jurister och externa föreläsare. Kurserna kan omfatta alltifrån enstaka halvdagar till löpande kurstillfällen under en längre tid, beroende på era behov och önskemål. 

Klippkort och abonnemang

Är ni i behov av rådgivning lite då och då? Med ett klippkort eller abonnemang på juridisk rådgivning kan ni få stöd när ni behöver det. Ni väljer själva hur många timmar ni vill köpa och kan sedan använda dessa när ni vill.

Större uppdrag

Vi utför också längre uppdrag och kan hjälpa er i frågor som rör exempelvis socialtjänstlagen, LSS eller LVU.

Läs mer om vår juridiska rådgivning här 

Publicerad 21 nov 2018