Handläggning och dokumentation inom socialtjänsten

Handläggning av ärenden som rör enskilda samt genomförande av stöd-, vård- och behandlingsinsatser ska dokumenteras.

Ett viktigt syfte med dokumentationen är att stärka den enskildes rättssäkerhet och ge skydd mot felaktig myndighetsutövning. Om ett beslut överklagas är dokumentationen ett viktigt underlag vid överprövningen.

Uppgifter som en myndighet får på annat sätt än genom en handling och som kan ha betydelse för utgången i ett ärende ska antecknas (15 § FL). Det innebär att en myndighet är skyldig att dokumentera uppgifter som den får muntligt eller genom egna iakttagelser.

Av dokumentationen hos socialtjänsten ska man kunna följa handläggning av ärenden som rör enskilda (11 kap. 5 § SoL, 21 a § LSS). Dokumentationen ska även innehålla uppgifter om genomförandet av stödinsatser, vård och behandling, de bedömningar som ligger till grund för åtgärder, faktiska omständigheter och händelser av betydelse.

Dokumentation av ärendehandläggning

Handläggningen av ärenden som rör enskilda ska dokumenteras. Det gäller alla ärenden, även sådana som inte innebär myndighetsutövning. Handläggning av ett ärende omfattar alla åtgärder från det att ett ärende har påbörjats till dess att det avslutas genom ett beslut.

Dokumentationen ska omfatta allt som kan ha betydelse för utgången i ärendet. I princip finns alltså ingen skyldighet att anteckna exempelvis varje telefonsamtal i ärendet, utan endast de som kan ha betydelse för utgången i ärendet. Uppgifter som redan framgår av handlingarna behöver inte antecknas på nytt.

Om en muntlig anmälan till socialtjänsten kan få betydelse i ett ärende ska den dokumenteras. Om anmälaren har uppgett sitt namn eller om hans eller hennes identitet är känd på annat sätt ska namnet dokumenteras, även om anmälaren vill vara vara anonym. En anmälan ska dokumenteras även om anmälaren inte uppger sitt namn.

Socialnämnden lämnar i vissa fall yttranden till andra myndigheter. Exempel på det är adoptions- och namnärenden, körkortsfrågor samt ärenden om åtalsunderlåtelse och påföljdsfrågor i brottmål för bland annat ungdomar. Arbetet med sådana yttranden är handläggning av ett ärende som rör en enskild person och omfattas alltså av dokumentationsskyldigheten.

Dokumentation av verkställighet av beslut

De insatser som ska dokumenteras under genomförandet av insatser är individuellt behovsprövade stöd-, vård- och behandlingsinsatser. Verksamheter som rådgivning och information samt vissa öppna verksamheter omfattas inte av dokumentationsskyldigheten.

Alla insatser som beslutas enligt 9 § LSS omfattas av dokumentationsskyldigheten. Dokumentationsskyldigheten omfattar även personlig assistans som beviljats med stöd av 51 kap. socialförsäkringsbalken utom i de fall då assistansmottagaren själv är arbetsgivare för sina personliga assistenter.

Vad ska dokumenteras?

För att skyldigheten att dokumentera ska kunna fylla sitt syfte krävs att dokumentationen innehåller tillräcklig, väsentlig och korrekt information. Av en handling som har upprättas inom socialtjänsten och som rör en enskild ska det framgå:

• varifrån uppgifterna i handlingen kommer,
• vad som är faktiska omständigheter och vad som är bedömningar,
• namn och befattning eller titel på den person som har upprättat handlingen samt
• när det gjordes.

Anteckningarna bör dateras och undertecknas av den tjänsteman som har gjort dem, innan de läggs till övriga handlingar i ärendet.

Dokumentationen ska ge en bild av både positiva och negativa förhållanden. Den ska inte bara lyfta fram den enskildes problem och svårigheter. Dokumentationen ska vara objektiv och saklig. Uppgifterna ska vila på ett korrekt underlag och får inte vara av nedsättande karaktär. Ibland kan det dock vara nödvändigt att dokumentera värderingar om den enskilde, till exempel om det har betydelse för att säkerställa att personalen har en god arbetsmiljö. För att värderande omdömen ska få förekomma krävs att de har sakligt underlag och är av verklig betydelse för saken.

Vid handläggning av ärenden som kan leda till ett beslut att ansöka om tvångsvård enligt LVU eller LVM är det särskilt viktigt att dokumentationen ger en rättvisande bild av den enskildes förhållanden och ärendets handläggning. Om en insats ges utan den enskildes samtycke kan dokumentationen behöva vara mer detaljerad och omfattande än om insatsen är frivillig. Ett annat exempel när dokumentationen kan behöva vara mer detaljerad är när den enskildes kommunikationsförmåga är begränsad.

Tjänster för dig som arbetar med handläggning och dokumentation

JP Infonet erbjuder både informationstjänster, utbildningar och rådgivning till dig som arbetar inom socialtjänsten.

Informationstjänsten JP Socialnet erbjuder ett kvalificerat stöd till alla handläggare och verksamhetsansvariga. I tjänsten kan du bland annat bevaka lag- och praxisändringar, ta del av lagkommentarer och analyser inom hela rättsområdet.

Webbkursen Dokumentation och handläggning passar bra som utbildningsmaterial för hela organisationen eller arbetsgruppen. Läs mer om kursen här.

För dig som är i behov av en grundläggande genomgång eller en fördjupning inom dokumentation och handläggning håller vi utbildningar på både ingångs- och fördjupningsnivå. Se hela kursutbudet inom socialrätt här.

Behöver du ytterligare stöd finns våra konsulter till hands. Läs mer om vår rådgivning inom socialrätt här.

Publicerad 9 okt 2017