Har arbetsgivaren rätt att anslå bild på personal utanför ett arbetsrum?

Vi vill inledningsvis upplysa om att svaret som ges är övergripande och inte en rekommendation till beslut i något enskilt fall.

Fråga

Har arbetsgivaren rätt att anslå bild på personal utanför ett arbetsrum? Avsikten är att informera elever och göra det lättare att finna rätta personer.

Svar

Eftersom det går att identifiera personer på bilden rör det sig om en personuppgift och EU:s dataskyddsförordning (GDPR) blir tillämplig. Om syftet med personuppgiftsbehandlingen, det vill säga att anslå bild på personal, har ett pedagogiskt syfte och faller inom ramen för utbildning i skolan har ni både ett ändamål och ett lagstöd för er personuppgiftsbehandling (se mer om lagstöd nedan). Detta är förutsättningar för att få behandla personuppgifterna, alltså sätta upp bilden. Innan ni anslår personalbilden bör ni dock undersöka vem som kan se bilden och om bilden omfattas av sekretess eller annan känslig information. Det är också en god idé att alltid fråga personalen innan en bild sätts upp.

Om ändamålet med att sätta upp bild på personalen är att informera om verksamheten kan den rättsliga grunden vara att behandlingen är nödvändig för att uppfylla en uppgift av allmänt intresse, se artikel 6.1 e) GDPR. Det är myndigheters uppgift att tillhandahålla information om sin verksamhet, vilket framgår av myndighetsförordningen. Observera att denna grund inte kan åberopas för att sätta upp bilder på all personal utan endast på dem som verkligen behövs för att uppfylla syftet med behandlingen, det vill säga informera elever. Viktigt att komma ihåg är också att anställda som förekommer på bilderna har en rätt att invända.

Privata skolor kan stödja sig på grunden intresseavvägning, artikel 6.1 f) GDPR. Inom vissa verksamheter kan arbetsgivaren nämligen ha tungt vägande skäl för att exponera bilder på de anställda. Att elever ska ha vetskap om vilka lärare de har så att de kan kontakta lärarna skulle kunna vara ett sådant tungt vägande skäl som gör att arbetsgivarens intresse av att sätta upp bilder väger tyngre än personalens intresse av skydd. Observera att en myndighet inte kan stödja sig på den rättsliga grunden intresseavvägning när den behandlar personuppgifter för att fullgöra sina uppgifter.

Utöver att finna en laglig grund måste även övriga krav i GDPR uppfyllas, så som de grundläggande principerna i artikel 5 GDPR. Bland annat har den registrerade (alltså den person som förekommer på bild) rätt att få information om att arbetsgivaren samlar in personuppgifter, varför uppgifterna samlas in och hur de används. Den registrerade ska också få information om vilka ytterligare rättigheter hen har enligt GDPR och har rätt att göra invändningar mot behandlingen av hens personuppgifter. Ett gott råd i sammanhanget är att ni som arbetsgivare internt dokumenterar era ställningstaganden avseende bildhanteringar, som ni kan uppvisa vid en eventuell granskning av Integritetsskyddsmyndigheten. Detta kan vara i form av exempelvis en policy för bildhantering där det anges hur bilder på anställda behandlas (såsom hur länge bilderna lagras, vilket rättsligt stöd ni har, hur de anställda kan utöva sina rättigheter, vem som är personuppgiftsansvarig och kontaktinformation vid frågor rörande personuppgiftsbehandlingen). Denna policy kan sedan delges internt till samtliga anställda och därigenom uppfyller ni även er informationsplikt.

Frågan är besvarad av Emelie Hermansson, rådgivare och jurist inom dataskydd på JP Infonet.

Publicerad 8 apr 2021