Hur laglistor kan hjälpa dig

Behovet av laglistor är sprunget ur diverse dokumentationskrav. Kraven kan finnas i lag men störst nytta av laglistor har de organisationer som önskar certifiera sin verksamhet för exempelvis miljö- eller kvalitetsledning. Till exempel ställer standarden ISO krav på dokumentation avseende regelefterlevnad. För att kunna ISO-certifiera sin organisation ställs även krav på att organisationen ska underhålla kunskap och förståelse för sin efterlevnadsstatus. 

Arbetsmiljöfrågorna har under åren fått ett allt större fokus. Det kommer nya bestämmelser som ställer högre krav på arbetsgivaren att undersöka, bedöma, åtgärda och skriftligt dokumentera förhållandena i den egna arbetsmiljön. Att hantera arbetsmiljöfrågorna felaktigt kan leda till fysisk och psykisk ohälsa bland medarbetarna. Ett väl utfört arbetsmiljöarbete å andra sidan främjar hälsa och engagemang. Här kan JP Infonets laglistor, med beskrivning av regelverket, fungera som stödfunktion.

Coca-Cola Enterprises Sverige AB och Nomor AB:s arbete med lagefterlevnad

JP Infonets laglistor är användbara redskap för att hålla organisationen informerad om bindande regler och förändringar i dessa, något som bland annat JP Infonets kunder Coca-Cola Enterprises Sverige AB och Nomor AB gör.

Emil Svärd är miljösamordnare på det skadedjursbekämpande företaget Nomor AB som är certifierade enligt ISO 9001 (kvalitet) samt 14001 (miljö). Han berättar att Nomor valde en laglista om arbetsmiljörätt som ett led i ett ständigt förbättringsarbete för att skapa en trygg och säker arbetsmiljö för alla medarbetare. ”Lagstiftningen inom arbetsmiljö är omfattande och laglistorna hjälper företaget att hantera massan av regler”, förklarar Emil.

Elisabet Lindberg, Management Systems Coordinator på Coca-Cola Enterprises Sverige AB, berättar att de tidigare använde sig av olika tjänster för olika delar av sin verksamhet: miljö, arbetsmiljö och livsmedelssäkerhet. ”Vi behövde få en samlad bild över lagar och förordningar, oavsett område eftersom de påverkar varandra, framför allt inom miljö och arbetsmiljö”, säger Elisabet. Hon berättar att Coca-Cola Enterprises Sverige AB är certifierade enligt ISO 9001 (kvalitet), ISO 14001 (miljö), OHSAS 18001 (arbetsmiljö) och FSSC 22000 (livsmedelssäkerhet). Alla fyra standarder kräver att företaget arbetar systematiskt med laglistor och att företaget säkerställer att de efterlever respektive lag. Därför fanns ett behov av en tjänst där det finns möjlighet till hjälp med tolkning av de olika lagtexterna.

”I de nyligen publicerade versionerna av ISO 9001 och ISO 14001 kommer tydligare krav på ett riskbaserat angreppssätt på hur verksamheten planeras, styrs och bedrivs. När riskerna analyseras och värderas är tillämpliga lagar en aspekt som vi ska beakta, lagarna ger oss riktlinjer för hur verksamheten ska bedrivas. Kopplingen mellan riskanalyserna och laglistan kommer då att vara ett väldigt viktigt verktyg, för att öka tydligheten i vad som påverkar vårt dagliga arbete”, berättar Elisabeth.

Á jour med den senaste lagstiftningen och nya tolkningar

Laglistor från JP Infonet är verktyg för att bevaka, dokumentera och följa upp regelefterlevnad. I laglistorna finns flera funktioner som gör det möjligt att samla viktig information säkert och i praktiska format. Laglistorna gör informationslogistiken i den egna organisationen lättare, till exempel genom en smart notisfunktion. 

I laglistorna kan man enkelt skapa rapporter i Excel-format eller konvertera innehållet till Word-format. Det finns funktioner för att dokumentera aktiviteter, åtgärder samt avvikelser för att säkerställa efterlevnaden av de bindande kraven. Funktion för kontroll av lagefterlevnad ger en tydlig översikt över statusen med hänsyn till specifika bindande regler. 

Laglistorna är ett verktyg för lagbevakning och regelefterlevnad

Hos Nomor går det löpande arbetet i laglistorna ut på att en kontroll av lagefterlevnad utförs. Vid denna kontroll stäms de egna rutinerna av mot innehållet i lagbevakningstjänsten. Emil berättar att en särskild funktion som är extra viktigt för medarbetarna på Nomor är nyhetsbrevet med information om ändringar i de regler som Nomor berörs av. Han framhåller att de ständigt uppdaterade laglistorna hjälper till att hålla Nomor à jour med den senaste lagstiftningen och eventuella förändringar. Det är viktigt att nyheter i lagstiftning snabbt implementeras i de egna rutinerna.

På Coca-Cola Enterprises Sverige berättar Elisabet att de i laglistan beskriver hur de säkerställer att respektive lag efterlevs, vem som är huvudansvarig för de bestämda aktiviteterna samt vem som är ansvarig för att övervaka eventuella ändringar i lagen.  ”Här blev det också väldigt enkelt eftersom vi har fått hjälp av JP Infonet att bryta ner varje lag så att vi kan svara mot enstaka paragrafer, där det behövs”, säger Elisabet. Hon berättar vidare att de i samband med sina interna lagefterlevnadsrevisioner insåg att de skulle vara hjälpta av att kunna exportera all information till ett dokument, en form revisionsprotokoll. Genom laglistornas exportmöjlighet fick de även ett verktyg för att koppla lagar mot övergripande riskanalyser och deras uppföljning.

JP Infonet utgör ett aktivt stöd vid arbetet med lagefterlevnad genom att företagets jurister finns till hands och tar emot kring tolkningen av reglerna. Vill man få tillgång till bredare juridisk information, som inkluderar domar, referat, analyser och förarbeten kan laglistorna kombineras med våra informationstjänster, som exempelvis JP Arbetsmiljönet och JP Miljönet. JP Infonet ser med spänning på det fortsatta utvecklingsarbetet. ”Våra laglistor är oerhört uppskattade hos våra kunder och vi ser fram emot att fortsätta utveckla våra tjänster i samarbete med dem”, säger Jörgen Palmberg, VD på JP Infonet.

Publicerad 13 apr 2016