Hur ska en fristående skola förvara åtgärdsprogram och IUP i enlighet med GDPR?

Hur ser reglerna gällande gallring av den skriftliga individuella utvecklingsplanen (IUP) och åtgärdsprogram ut för en fristående skola? Hur bör dokumenten förvaras i enlighet med GDPR och hur länge efter att eleven slutat på skolan ska dokumenten förvaras?

Åtgärdsprogram

Det finns inget reglerat om hur länge åtgärdsprogram ska sparas i fristående skolor. Här bör man göra en lämplighetsbedömning med utgångspunkt i hur länge ett åtgärdsprogram tjänar sitt syfte. Jag bedömer att det finns en vinst i att spara åtgärdsprogram så länge eleven går kvar i den aktuella skolan. Detta så att man kan gå tillbaka och se vilket särskilt stöd som tidigare satts in för eleven.

Trots att det inte finns någon reglering som uttryckligen anger att fristående skola är skyldig att bevara åtgärdsprogram kan man läsa in denna skyldighet i både skollagen och förvaltningslagen. I skollagen finns krav på att skolan ska ge eleven den ledning och stimulans eleven behöver i sitt lärande och sin personliga utveckling för att de utifrån sina egna förutsättningar ska kunna utvecklas så långt som möjligt enligt utbildningens mål (3 kap. 3 § skollagen) och elev/vårdnadshavare ska fortlöpande informeras om elevens eller barnets utveckling (3 kap. 4 § skollagen). För att i realiteten kunna möta dessa krav bör det nog krävas att det finns dokumentation (i form av åtgärdsprogram). Om man inte har dessa dokument till hands kan det vara svårt att komma ihåg vilket stöd som getts och vilken utveckling eleven gjort etc. I förvaltningslagen (2017:900) finns regler som fristående skola måste följa bl.a. i den situationen då ett beslut om åtgärdsprogram överklagas till Skolväsendets överklagandenämnd. Om överklagandet inte avvisas eller ändras helt i enlighet med vad som yrkas så ska fristående skola lämna överklagandeskriften och övriga handlingar i ärendet till den myndighet som ska pröva överklagandet. Men ”övriga handlingar i ärendet” avses beslutsunderlaget, dvs utredningen om särskilt stöd.

Det kan observeras att om det pågår en överklagandeprocess (elev har överklagat beslut om åtgärdsprogram) efter att eleven slutat på skolan bör åtgärdsprogrammet och övriga handlingar i ärendet sparas ytterligare en tid.

Individuella utvecklingsplaner

Enligt skollagen ska alla elever ges den ledning och stimulans som de behöver i sitt lärande och sin personliga utveckling för att de utifrån sina egna förutsättningar ska kunna utvecklas så långt som möjligt enligt utbildningens mål (3 kap. 3 § skollagen). Eleven och elevens vårdnadshavare ska fortlöpande informeras om elevens utveckling (3 kap. 4 § skollagen).

Lärare i årskurs 1–5 ska en gång per läsår, vid ett av utvecklingssamtalen, upprätta en skriftlig individuell utvecklingsplan. Utvecklingsplanen innehåller två delar, dels omdömen, dels en framåt-syftande planering för elevens fortsatta arbete mot läroplanens mål (se bl.a. 10 kap. 13 § skollagen). Några uttryckliga föreskrifter som ställer krav på att fristående skolor bevarar utvecklingsplaner finns inte. Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) har tillsammans med Riksarkivet gett ut boken Bevara eller gallra – Gallringsråd för kommuners, landstings och regioners utbildningsväsende. I den rekommenderas de kommunala skolorna att bevara utvecklingsplanerna eftersom innehållet är värdefullt för skolan, elever och vårdnadshavare, i synnerhet för elever som inte uppnår kunskapsmålen och inte heller får fullständiga betyg, (se SOU 2015:82 s. 78).

Eftersom det inte finns någon reglering är min bedömning att IUP bör sparas så länge de fyller ett syfte. Även här bör beaktas skolans ansvar att ge elever den ledning och stimulans de behöver och kunna informera om elevens utveckling. Enligt min egen bedömning kan det vara lämpligt att spara elevens IUP under den tid eleven går i den aktuella skolan.

Förvaring enligt GDPR under tiden eleven går i skolan

IUP ska normalt sett inte innehålla känsliga personuppgifter, förutsatt att IUP:n inte gör det, gäller således kraven enligt artikel 5 och 6 i GDPR för behandling av personuppgifter.

Åtgärdsprogram innehåller å andra sidan nästan alltid känsliga personuppgifter enligt artikel 9 i GDPR. Känsliga personuppgifter får bara behandlas om det finns uttryckligt lagstöd för detta. För åtgärdsprogram framgår detta i 3 kap. 9 § skollagen där det framgår att ett sådant ska utarbetas för en elev som ska ges särskilt stöd.

Förvaring enligt GDPR efter att eleven slutat

I kommunala skolor är den lagliga grunden för att fortsätta behandla personuppgifter efter det att elever slutat offentlighetsprincipen och arkivlagen. Skolinspektionen och Barn- och elevombudsmannen har hittills förutsatt att även fristående skolor kan söka fram elevuppgifter och beskriva insatser de gjort för stöd och mot kränkningar även långt efter att eleven slutat. Det har ännu inte tagits fram några riktlinjer för hur skolor ska hantera dessa frågor i och med GDPR:s ikraftträdande och det finns ännu inte heller någon praxis kring detta. Det blir därför svårt att uttala sig i frågan om fristående skolor kan anses ha laglig grund för att behandla personuppgifter efter det att en elev har slutat.

Gustaf von Essen
Juridisk rådgivare, JP Infonet

JP Infonet vill upplysa om att svaret som ges är övergripande och inte en rekommendation till beslut i något enskilt fall.

Publicerad 25 apr 2019