Kan man neka personer allmänna handlingar på grund av covid-19?

I rådande pandemisituation begränsar bolag och myndigheter sin bemanning av kontor och många arbetar på distans. I ett fall har Kriminalvården nekat en person att ta del av allmänna handlingar på plats hos myndigheten med anledning av risken för smittspridning. Detta analyserar JP Infonets expert Gastón Fernández Palma och vi har sammanfattat huvuddragen från analysen här. 

Det aktuella fallet från Kriminalvården

I våras vände sig en person via e-post till en kriminalvårdsanstalt och begärde att få ta del av handlingar på plats i Kriminalvårdens lokaler. Personen uppgav att hen nyligen varit i Milano. Kriminalvården avslog begäran då man ansåg att det förelåg betydande hinder att lämna ut handlingarna på stället. I beslutet uppgavs dock att hen var oförhindrad att mot avgift få kopior på handlingarna och att sådana, till exempel, kunde skickas per post.

Betydande hinder

Bestämmelsen om att allmänna handlingar inte behöver lämnas ut på stället om det föreligger hinder för det har funnits länge. Den har under årens lopp justerats såväl till plats som till ordval. För närvarande står det att ”En myndighet är inte skyldig att tillhandahålla en handling på stället, om det möter betydande hinder.” (2 kap. 15 § andra stycket tryckfrihetsförordningen [TF]).

Tidigare praxis

Tillämpningen av bestämmelsen har kommit att prövas av domstolar och JO vid olika tillfällen. Ett intressant fall berör just Kriminalvården. En person begärde i december 2016 att på plats få ta del av Kriminalvårdens diarium. Hen nekades detta då myndighetens huvudkontor hade utrymts med anledning av ett bombhot och det fanns därför ingen som kunde lämna ut handlingen. Enligt Kriminalvården förelåg det därför betydande hinder för ett utlämnande enligt TF. Personen överklagade beslutet och angav att bombhot inte var ett erkänt så kallat betydande hinder. Kammarrätten fastställde dock Kriminalvårdens beslut och instämde i myndighetens bedömning. 

Vad gäller?

Av det ovanstående kan följande slutsatser dras. Begreppet ”betydande hinder” är inte statiskt utan kan tillämpas på olika situationer som uppstår. Den situation som förelåg under våren 2020 med en omfattande spridning i samhället av coronaviruset utgör i sig skäl för att neka enskilda att genast ta del av allmänna handlingar på stället. Detta får anses gälla i förhållande till alla i samhället och förutsätter därför inte att den enskilde uppger att hen lider av symptom.

För att en myndighet ska kunna tillämpa denna inskränkning får det dock även anses krävas att myndigheten har bedömt att ett besök medför en beaktansvärd risk för att myndighetens personal eller personer med obligatorisk anknytning till myndigheten (till exempel intagna i en kriminalvårdsanstalt) smittas av covid-19. Detta sammantaget med tryckfrihetsförordningens centrala ställning för vår demokrati medför att utrymmet att tillämpa denna inskränkning får anses vara mycket begränsat.

Det är till exempel inte troligt eller rimligt att anta att kammarrätten hade kommit till samma slutsats om det hade rört sig om en myndighet som inte har intagna individer såsom Kriminalvården. Detta medför att myndigheter såsom Kriminalvården och sjukhus högst sannolikt kan neka personer att ta del av allmänna handlingar genast och på plats medan myndigheter såsom exempelvis Skatteverket, Försäkringskassan, skolor och förskolor inte bör kunna göra det. 

I en gråzon hamnar myndigheter där en smitta inom den skulle kunna leda till stora och negativa konsekvenser för samhället men där man högst sannolikt kan förhindra en spridning genom att vidta säkerhetsåtgärder vid själva besöket. I denna gråzon bör myndigheter såsom Polismyndigheten, Säkerhetspolisen, Regeringskansliet samt även riksdagen hamna. Dessa aktörer bör därför inte generellt få neka personer att ta del av allmänna handlingar på plats.

En aspekt kring domen som inte utvecklades närmare men där kammarrätten, såsom det får förstås, gjorde en annan bedömning än Kriminalvården var tolkningen av begreppet ”på stället”. Kriminalvården nekade den enskilde att ta del av handlingarna såväl på själva anstalten som någon annanstans i landet. Kammarrätten avslog förvisso överklagandet men uttalade i skälen enbart att det fanns hinder att ta del av handlingarna på den specifika anstalten. En möjlig tolkning av domen i denna del är att givet att Kriminalvården har såväl ett huvudkontor som sex regionkontor kunde den enskilde ha beretts tillfälle att ta del av handlingen på ett sådant kontor. Ett sådant agerande hade kunnat leda till att uppfylla bådas önskemål och är därför att rekommendera. 

Hur kan och bör myndigheter agera?

Som framgår av det aktuella rättsfallet får det anses vara möjligt för vissa myndigheter att, för att förhindra smittspridning av covid-19, neka allmänheten att ta del av allmänna handlingar på plats. Såsom smittläget ser ut per i dag gäller denna slutsats än i dag. För att sammanjämka allmänhetens rätt att ta del av allmänna handlingar med vikten av att förhindra smittspridning bör följande agerande anses vara godtagbart: 

• Analysera noga om det finns möjligheter att ordna besök på ett säkert sätt, det vill säga för att förhindra smittspridning före, under och efter besöket.
  
  
• Om detta inte är möjligt och det heller inte finns ett alternativt kontor i närområdet (exempelvis regionen) att hänvisa till så informera den som begär handlingar om att det föreligger ”betydande hinder” mot att ta del av handlingar på plats. Fatta vid behov beslut om nekande av att ta del av allmänna handlingar.
  
  
• Följ hälsoläget noga för att säkerställa att era slutsatser är aktuella och korrekta.
  
  
• Erbjud den enskilde att hämta kopior av handlingarna utanför de faktiska lokalerna (detta bör erbjudas i syfte att upprätthålla rätten till anonymitet, dvs. så att hen inte behöver uppge sin identitet). Överväg i denna del om det finns särskilda skäl att inte ta ut en avgift (16 § tredje stycket avgiftsförordningen). Det bör vara en rimlig tolkning att om det finns betydande hinder mot att ta del av handlingarna på plats föreligger det särskilda skäl att inte ta ut en avgift.
  
  
• Erbjud den enskilde att som alternativ till ovan få en kopia av handlingarna per post (avseende avgiftsuttag se resonemanget ovan).
  
  
• Om den enskilde väljer att få en kopia av handlingarna och samtidigt önskar få handlingarna per e-post så överväg noga om det är möjligt att lämna ut handlingarna på detta sätt. (Om handlingen exempelvis innehåller personuppgifter behöver en bedömning huruvida det är förenligt med GDPR göras).

Analysen är skriven av JP Infonets expert Gastón Fernández Palma, 

I vår informationstjänst JP Förvaltningsrätt kan du ta del av analysen i sin helhet. Har du inte tillgång till tjänsten kan du ansöka om ett kostnadsfritt testkonto här.

Publicerad 9 dec 2020