Ny lag ställer krav på e-faktura vid offentlig upphandling

SFS 2018:1277 Lag om elektroniska fakturor till följd av offentlig upphandling

Den 1 april 2019 börjar lagen om elektroniska fakturor till följd av offentlig upphandling gälla. Det innebär att alla inköp i offentlig sektor ska faktureras med e-faktura.                            

Lagen omfattar alla fakturor som en leverantör utfärdar till en upphandlande myndighet eller enhet till följd av en offentlig upphandling enligt någon av upphandlingslagarna. Lagen ska tillämpas på alla upphandlingsförfaranden, även direktupphandlingar.      

Vad är då en e-faktura? Jo, det är en faktura som utfärdas, översänds och tas emot i ett strukturerat elektronisk format som gör det möjligt att behandla den automatiskt och elektroniskt. Pdf-fakturor och inskannade pappersfakturor räknas inte som e-fakturor.

De fakturor som en leverantör utfärdar till en upphandlande myndighet eller enhet ska vara elektroniska fakturor som stämmer överens med den europeiska standarden för sådana fakturor. Däremot får en leverantör och en upphandlande myndighet eller enhet avtala om att en annan standard ska användas. Det kan nämligen finnas etablerade fakturaflöden mellan leverantörer och upphandlande myndigheter och enheter som inte stämmer överens med den europeiska standarden där det inte är kostnadseffektivt att byta till den europeiska standarden.    

Eftersom kravet på e-faktura kopplas till en upphandling enligt någon av upphandlingslagarna gäller det för alla leverantörer som deltar i en sådan upphandling.                             

Upphandlande myndigheter och enheter blir skyldiga att ta emot och behandla e-fakturor som stämmer överens med den europeiska standarden för elektronisk fakturering.      

Bestämmelserna i lagen ska inte tillämpas i två fall, det finns alltså två undantag som kan vara bra att känna till. Uppgifter som omfattas av sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen ska inte behöva hanteras elektroniskt om det skulle innebära att det finns en risk för att uppgifterna röjs. Undantag ska också göras om elektronisk fakturering skulle innebära risk för skada i övrigt för säkerhetskänslig verksamhet.           

Ett företag som efter flera påminnelser ändå inte fakturerar enligt de nya lagkraven kan få föreläggande om att betala vitesbelopp.

Avslutningsvis kan sägas att kravet på att skicka och ta emot e-faktura gäller för alla offentliga upphandlingar som påbörjas efter den 1 april 2019.       

Publicerad 12 feb 2019