Nyckelfaktorer för en lyckad inköpsprocess

Policys och juridik ger förutsättningarna för den goda affären – om de används på rätt sätt. Det menar Anders Vedin, upphandlingsstrateg och rådgivare på JP Infonet och tidigare stadsjurist i Helsingborgs stad. Här ger han sin syn på saken.

Sträva efter konkreta mål

Som rådgivare arbetar Anders Vedin med att hjälpa kommuner att utveckla sin inköpsorganisation och lösa problem som uppstår längs vägen. Om en kommun nu vill effektivisera sina inköp, var ska den börja?

– En stor utmaning för väldigt många är att det inte finns någon tydlig och dokumenterad inköpsorganisation. Man vet helt enkelt inte på upphandlingsenheten vilka personer i organisationen som har rätt att göra inköp.  Det gör att det är svårt att sprida kunskap om de avtal som finns upphandlade. Att det finns bra upphandlade avtal hjälper inte om inköpen inte görs hos de avtalade leverantörerna eller om fel villkor tillämpas vid de faktiska inköpen. En annan utmaning för en upphandlingsenhet är om det finns otydliga riktlinjer och mål, berättar Anders. Till exempel så behöver policyer och styrdokument på någon nivå omvandlas till konkreta, mätbara och tidsbestämda mål. Otydlighet är ett problem både vad gäller inköpsorganisationens utformning och vilka miljökrav eller andra sociala krav som ska uppfyllas.

– Utan tydliga mål, till exempel för miljökrav, blir hela uppdraget krångligt och upphandlare tvingas sitta med komplexa analyser där de måste jämföra saker som inte går att jämföra med varandra. På det sättet blir det väldigt svårt att göra ett bra arbete i en upphandling, menar Anders. 

Marknadsanalysen är förutsättningen för framgångsrika inköp

Som kommun kan du ställa vilka krav du vill, krav som leverantören sedan behöver svara mot. Vad väljer du då att ta med, och vad är överflödigt eller i värsta fall begränsande för hur bra svaret sedan blir?  

– Marknadsanalysen avgör hur bra en affär kommer att bli, berättar Anders. Men kraven måste också ställas utifrån hur den egna organisationen fungerar. Den bästa affären är den som baserats på förståelse för marknaden och kunskap om den egna organisationens förutsättningar. Ju bättre du förstår din marknad och din organisation, desto tydligare och mer specificerade krav kan du ställa på leverantörerna. På så sätt kan du säkerställa att förutsättningarna leder till den bästa affären.

Även kategoristyrning är en viktig del, menar Anders. Att utnyttja synergier mellan olika avtal och effektivisera kommunens arbete handlar också till stor del om att förstå marknaden och den egna organisationen.

Rätt produkt, hos rätt leverantör, till rätt pris 

En annan viktig faktor för den goda affären är att organisationen köper det som är avtalat och att den får det den betalar för. Hela kedjan måste fungera, det vill säga att alla inköp sker av rätt produkter, hos rätt leverantörer och till avtalade priser. Avtalet med leverantören är en viktig del men arbetet med inköpsorganisationen är lika viktig.

– Utformningen av avtalet sätter ramen för vad vi får för pengarna vi betalar och fördelar riskerna och förmånerna mellan köpare och säljare, säger Anders. Kunskapen om att avtalet finns och vad det omfattar måste finnas ute hos dem som gör de faktiska inköpen.  Avtalets villkor och den avtalsansvariges/upphandlarens interna arbete med informationsspridning måste vara anpassat efter hur den egna organisationen ser ut. För att underlätta kan det vara bra att låta en expert som har förståelse för hela processen se över utkasten innan avtalen skrivs på. 

Om leverantören inte uppfyller sina villkor ska exempelvis inköparen kunna vända sig till upphandlingsenheten och få hjälp med att få leverantören att uppfylla sin del av avtalet. De krav och villkor man ställer måste såklart finnas med i avtalet redan från början.

En annan viktig del är den interna uppföljningen av inköpsarbetet. Du kan ha ett avtal som säger att du få ett visst pris om du köper en typ av köttbulle, från ett varumärke, från en leverantör. När inköpen hos olika enheter sedan görs kan det lätt bli rätt köttbulle, från rätt leverantör, men fel tillverkare eller liknande. Dessa misstag kan leda till enorma kostnadspåslag. 

– Det kan låta enkelt att man ska få hela kedjan att fungera men det är väldigt många människor inblandade i inköpsprocessen. En utgångspunkt för upphandlarens arbete är att det ska vara ”lätt att göra rätt” för dem som gör inköpen.

Se alltid hela processen

Avslutningsvis förklarar Anders att det är viktigt att alltid se hela processen, från policybeslut till uppföljning av inköpet.

– Som upphandlare måste du arbeta aktivt och nära inköparna. Jag har tidigare framgångsrikt arbetat med nätverk där vi haft avstämningar från vartannat år upp till någon gång i månaden. Där skapas förutsättningarna för inköparna att enkelt kunna göra rätt. Samtidigt är det förstås viktigt att följa upp inköp och utvärdera det faktiska resultatet. Blev det som ni tänkt er?

Publicerad 31 aug 2018