Nyckeln till en lyckad semesterplanering

Sommaren är på ingång och alla börjar vi längta efter lata sommardagar. Förhoppningsvis är semesterplaneringen klar för i år – helst ska den påbörjas redan i mars–april. För att undvika schemabråk bör semesterplaneringen organiseras på bästa sätt.

Semester är inte bara viktigt för de anställda utan även för arbetsgivaren. Den är till för att ge rekreation och vila, skapa distans till arbetet och i förlängningen en god hälsa. Men för att få ut de positiva aspekterna är det nödvändigt med en lyckad semesterplanering. Annars riskerar semestern att skapa mer konflikt och ilska än återhämtning och vila.

Hur gör man en bra semesterplanering?

Arbetsgivaren bör göra semesterplaneringen i nära samverkan med arbetstagarna. Ju tidigare semesterplaneringen startas desto lättare är det, då få bundit upp sig för någon semesteraktivitet. April är nästan i senaste laget.

På de flesta arbetsplatser finns det ofta någon som är beredd att avstå från semester under sommarperioden. Om en person har samlat på sig många outtagna semesterdagar bör chefen vara uppmärksam på detta. Det kan ligga problem bakom obenägenheten att ta ut semester, till exempel ensamhet, överkoncentration på arbetet, oförmåga att använda sin fritid, med mera. Dessa förhållanden slår ofta tillbaka på arbetet senare.

Grunden för en bra semesterplanering är att chefen känner sina arbetstagare väl. Utvecklingssamtalen är ofta en god grund.

Metoder till en lyckad semesterplanering

Det finns många metoder till en lyckad semesterplanering. En metod är att samla alla till ett arbetsmöte. Inför mötet ska alla ha skrivit ned sina önskemål. På en tavla eller blädderblock dras en linje som representerar hela semesterperioden. Alla får sedan skriva in sina önskemål på tavlan/blädderblocket. I nästa steg får alla diskutera vad som är en minimibemanning under sommaren. Därefter diskuteras vilka verksamhetsinskränkningar som är möjliga. I nästa steg uppmanas alla att fundera över vilka avkall man är villig att göra för att klara av minimibemanningen. Alla ska försöka göra en eftergift. Om det är en verksamhet där intensiteten i verksamheten inte går ned under sommaren ska chefen i förväg ha undersökt budgeten för vikarier. Chefen bör då be alla komma med förslag på när vikarier ska sättas in.

Chefen måste också fundera över vilken kombination av arbetstagare som kan komma att finnas under de olika perioderna för att garantera att det blir en bra blandning av erfarna och mindre erfarna arbetstagare. Om de anställda känner att de har inflytande, känner de ofta också ett ansvar att de själva kompromissar för att få en så bra kombination som möjligt.

Människor är olika och i en arbetsgrupp kan det finnas de som är mer uppoffrande än andra. Om chefen har lärt känna sina medarbetare väl ser hen det under planeringens gång och har möjlighet att föreslå korrigeringar under hand. Om chefen inte är observant på detta, det vill säga inte ser att någon har varit mer uppoffrande än andra kan semesterplaneringen leda till negativa konsekvenser på sikt.

När hela pusslet läggs kan det vara frestande för chefen att tacksamt ta emot de arbetstagare som har en stor semesterpott och som gärna avstår från semester under sommarperioden, men som sedan inte vill ta ut semester senare heller. Om man tacksamt tar emot sådana för sommarplaneringens del positiva insatser från arbetstagare, är det viktigt att uppmärksamma detta och se till att dessa arbetstagare verkligen planerar in semester senare. Det finns många exempel på hur dessa personer kan bli problem genom stress, utanförskap, distanslöshet, etcetera.

Inför diskussionen om verksamhetsinskränkningar bör chefen i förväg ha tänkt igenom, vilka ambitionsnivåsänkningar som kan göras, hur verksamhetsminskning kan möjliggöras och om rationaliseringar är möjliga. Framförallt är det angeläget att lyssna på medarbetarnas förslag till en förenklad eller minskad verksamhet. Medarbetarna ser ofta mer av den dagliga verksamheten än vad chefen gör.

Genom att medarbetarna får ett stort inflytande på semesterplaneringen känner de ofta ett större ansvar, vilket många gånger leder till att de själva får ihop planeringen. Men om det ändå inte går ihop måste chefen besluta, vilket leder till att inte alla får som de önskat eller kompromissat sig till. Ett sådant beslut måste vara välgrundat och ta hänsyn till både verksamhet och personal. Naturligtvis måste verksamhetens bästa komma först, men därefter är det ofta svårt att välja mellan olika arbetstagares behov och önskemål. Det allra viktigaste i dessa beslut är att vara tydlig och väl motivera beslutet, och att se till att samma arbetstagare inte får stå tillbaka även nästa gång.

Vill du se fler analyser på arbetsrättsområdet?

Läs då mer om informationstjänsten JP Arbetsrättsnet.

Publicerad 1 jun 2018