Stolpe ut för Polismyndighetens upphandling av passystem

Polismyndigheten genomförde en upphandling av ramavtal avseende persondokument och passystem, men kammarrätten beslutar att upphandlingen ska göras om. Anledningen är att myndigheten inte har visat att den har behandlat alla leverantörer lika. Bland annat har två medarbetare på myndigheten haft omfattande kontakter med den vinnande leverantören samtidigt som de deltagit i arbetet med upphandlingen.

Bakgrund

Polismyndigheten genomförde en upphandling av ramavtal avseende persondokument och passystem. Svenska Pass AB (Svenska Pass) tilldelades kontraktet och Safran Identity & Security (Safran) placerades på andra plats. Safran ansökte om överprövning och framhöll att utvärderingen av anbud inte hade skett på ett likabehandlande sätt, men förvaltningsrätten avslog ansökan. Idemia Identity & Security (bolaget) överklagade förvaltningsrättens dom till kammarrätten.

Kammarrättens bedömning

Kammarrätten konstaterar att två personer (medarbetarna) har haft i uppdrag att företräda Polismyndigheten i de kontakter som krävs för att avtalet ska kunna genomföras. Av det underlag som bolaget har lämnat in framgår att medarbetarna har haft omfattande kontakter med Svenska Pass under pågående upphandling. Det framgår också att medarbetarna har deltagit i både middagar och resor med företrädare för Svenska Pass. Enligt Polismyndigheten har en av medarbetarna deltagit i upphandlingen som beställarrepresentant utan särskild funktion och den andres funktion i upphandlingen har varit att se till att Polismyndigheten följer internationella standarder. Medarbetarna har därför, enligt kammarrätten, deltagit i Polismyndighetens arbete med upphandlingen. Därutöver har en av medarbetarna undertecknat beslutet att godkänna förfrågningsunderlaget och den andra medarbetaren har undertecknat kvalificerings- och utvärderingsrapporten som ligger till grund för tilldelningsbeslutet.

Samtidigt som medarbetarna har haft omfattande kontakter med Svenska Pass, inom ramen för sitt uppdrag att företräda Polismyndigheten i de kontakter som krävs för att genomföra avtalet, har de deltagit i arbetet med upphandlingen. Enligt kammarrättens bedömning är det tillräckligt för att kunna konstatera att det finns objektiva omständigheter som ger anledning att ifrågasätta om Polismyndigheten har behandlat alla leverantörer lika i upphandlingen. Det är Polismyndighetens uppgift att visa att alla leverantörer har behandlats lika i upphandlingen.

Polismyndigheten har uppgett att kontakterna mellan medarbetarna och Svenska Pass har tagits inom ramen för den löpande förvaltningen och att upphandlingen inte hade diskuterats under dessa tillfällen. Kammarrätten konstaterar att det framgår av skriftväxling mellan en av medarbetarna och företrädare för Svenska Pass att företrädaren med hänvisning till det som diskuterats dagen före föreslår följande skrivning: ”Upphandlingen avser framtagande och tillverkning av persondokument samt (sekretessmarkerat) för ansökan och personalisering av sådana dokument (personaliseringssystem)”. Medarbetaren svarade samma dag följande: ”Eller eID-tjänst inklusive spärrtjänst samt (sekretessmarkerat) kanske tillsammans med nedanstående kan antyda att det ingår”. Skrivningen motsvarar den skrivning som finns i anbudsinbjudan med vissa tillägg. Kammarrätten anser därför att upphandlingen har diskuterats.

Polismyndigheten har också anfört att medarbetarna har haft begränsade roller i upphandlingen och att de inte har kunnat påverka utformningen av förfrågningsunderlaget, utvärderingen av inkomna anbudsansökningar och anbud eller tilldelningsbeslutet. Kammarrätten framhåller att medarbetarna har varit föredragande i ärendet som gällde godkännande av förfrågningsunderlaget och undertecknat kvalificerings- och utvärderingsrapporten. Medarbetarna har därför inte haft så begränsade roller att de inte har kunnat påverka arbetet med eller utfallet av upphandlingen.

Sammanfattningsvis bedömer kammarrätten att Polismyndigheten inte har visat att den har behandlat alla leverantörer lika i upphandlingen. Bolaget har därför lidit skada och upphandlingen ska göras om.

Publicerad 20 jun 2018